Vérifier chaque semaine les accès aux fichiers pour rester conforme
Chaque semaine, Notis vérifie qui peut accéder à tes fichiers et t’alerte si les autorisations semblent incorrectes. Tu gardes l’esprit tranquille sans contrôle manuel.
Déclencheur
Planification récurrente
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Action
List Permissions
Liste les autorisations d’un fichier ou d’un Drive partagé.
Pourquoi c’est utile
Tu ne sais pas qui peut accéder à tes fichiers d’affaires sensibles. Un membre de l’équipe part, mais son accès n’est pas révoqué. Tu ne fais pas d’audits des autorisations, car ils sont trop fastidieux.
- Des contrôles de conformité hebdomadaires automatisés
- Repérer rapidement les autorisations inattendues
- Maintenir la sécurité sans audits manuels
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive à Notis.
- 2Demande à Notis : « Chaque lundi à 9 h, liste toutes les autorisations de mon dossier Deals et alerte-moi si quelqu’un y a accès sans devoir l’avoir. »
- 3Définis le déclencheur : Notis Cron, avec une planification récurrente.
- 4Précise les dossiers à auditer.
- 5Consulte le premier rapport d’audit et ajuste-le si nécessaire.
Questions sur ce workflow
Puis-je faire fonctionner l’audit plus ou moins souvent ?
Oui. Demande à Notis une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou personnalisée : « Audite chaque vendredi à 17 h » ou « Audite quand je le demande. »
Que dois-je faire si l’audit trouve un accès inattendu ?
Notis t’alertera avec les détails. Tu peux ensuite supprimer les autorisations manuellement, ou demander à Notis de révoquer automatiquement l’accès dans une nouvelle automatisation.
Cela couvre-t-il les Drives partagés et les dossiers classiques ?
Oui. Notis audite tous les types de fichiers. Indique-lui les dossiers à cibler ou demande-lui de tout auditer.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.