Réserve de la capacité quand des fichiers clients arrivent
Un nouveau travail client vient d’arriver. Notis bloque du temps pour le traiter rapidement sans prendre trop d’engagements.
Déclencheur
New File Matching Query
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier correspondant à une recherche est créé.
Action
Create Event
Crée un événement avec horaires ou sur toute la journée.
Pourquoi c’est utile
Les nouveaux fichiers clients apparaissent sans planification de capacité. Tu acceptes donc plus de travail que tu ne peux en livrer, et le retard s’accumule.
- Bloque automatiquement de la capacité quand un travail client arrive
- Évite de prendre trop d’engagements
- Améliore la visibilité sur les livraisons à temps
- Réduit le stress lié aux retards invisibles
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Google Calendar.
- 2Crée une automatisation : demande à Notis « Quand un nouveau fichier correspondant à “travail client” apparaît dans Drive, bloque 2 heures dans mon agenda pour le traiter. »
- 3Sélectionne « New File Matching Query » comme déclencheur et définis ta recherche, par exemple les fichiers de dossiers clients ou dont le nom commence par « client- ».
- 4Choisis ton agenda et la durée de capacité, généralement 1 à 2 heures.
- 5Configure le canal de notification pour recevoir les alertes.
- 6Crée un fichier test dans ton dossier client et vérifie que le créneau de capacité apparaît.
Questions sur ce workflow
Puis-je adapter la durée selon la taille ou le type de fichier ?
L’automatisation de base bloque la même durée pour chaque résultat. Pour gérer la complexité, par exemple plus longtemps pour les designs et moins longtemps pour les e-mails, crée plusieurs automatisations avec des recherches et des durées différentes.
Que se passe-t-il si je suis déjà à pleine capacité quand un fichier client arrive ?
Notis crée quand même le créneau, ce qui rend la surcharge visible. Tu peux ensuite négocier le délai avec le client ou repousser une autre tâche.
Puis-je exclure certains fichiers clients du blocage de capacité ?
Oui. Affine ta recherche pour exclure les fichiers moins urgents, par exemple « travail client MAIS PAS “feedback” ».
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier correspondant à une recherche est créé.
Fais ceci · Action
Crée un événement avec horaires ou sur toute la journée.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Google Calendar. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Google Calendar
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Insert Calendar into List
Ajoute un agenda existant à ta liste pour qu’il apparaisse dans l’interface.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Delete ACL Rule
Supprime une règle d’accès à un agenda et retire les autorisations de partage associées.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Update Calendar List Entry
Modifie l’affichage d’un agenda dans ta liste, notamment sa couleur, sa visibilité et ses rappels.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Get ACL Rule
Récupère une règle d’accès à un agenda pour en vérifier les autorisations.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Delete Calendar
Supprime définitivement et irréversiblement un agenda secondaire et tout son contenu.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Create ACL Rule
Crée une règle d’accès à un agenda pour accorder des autorisations de partage.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Update Calendar
Modifie les détails d’un agenda ; les détails facultatifs omis sont effacés.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Clear Calendar
Supprime tous les événements de ton agenda principal, sans supprimer l’agenda.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Google Calendar, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Calendar perso ou pro.