Transformer automatiquement les fichiers Drive correspondants en enregistrements Airtable
Tous les fichiers ne sont pas importants, mais ceux qui correspondent à un modèle le sont souvent. Notis surveille Drive pour repérer les fichiers qui correspondent à ta requête et crée leurs enregistrements Airtable, pour que la collecte des factures, contrats ou briefs se fasse sans toi.
Déclencheur
New File Matching Query
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier correspondant à une recherche est créé.
Action
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
Pourquoi c’est utile
Les fichiers que tu dois vraiment suivre se mélangent au reste, et leur collecte manuelle est lente et source d’erreurs.
- Seuls les fichiers importants sont enregistrés, filtrés par ta propre requête
- La collecte groupée des documents se fait sans saisie manuelle
- Ta table de collecte Airtable reste complète et à jour
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Airtable à Notis une seule fois depuis le portail.
- 2Ouvre Automatisations dans le portail et clique sur Nouvelle automatisation.
- 3Écris le prompt : quand un nouveau fichier Google Drive correspond à ma requête sur les factures, crée les enregistrements correspondants dans ma table de collecte Airtable.
- 4Choisis le déclencheur New File Matching Query et définis le canal des rapports d’exécution.
- 5Ajoute un fichier de test correspondant et vérifie que les enregistrements apparaissent dans Airtable.
Questions sur ce workflow
Comment définir ce qui correspond ?
Décris le modèle en langage courant, par exemple des fichiers dans un dossier ou avec un certain nom, et Notis l’applique.
Est-ce que plusieurs enregistrements peuvent être créés en une fois ?
Oui. Cette automatisation crée plusieurs enregistrements en une seule exécution lorsqu’un fichier correspondant produit plusieurs lignes.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier correspondant à une recherche est créé.
Fais ceci · Action
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Airtable. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Airtable
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Create base
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un enregistrement.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Create Field
Crée un nouveau champ dans une table.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Create a record (Deprecated)
Crée un enregistrement dans une table ; cette action est obsolète.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Create table
Crée une nouvelle table dans une base.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Create records
Crée jusqu’à 10 enregistrements dans une table.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Delete Comment
Supprime un commentaire d’un enregistrement.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Airtable, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Airtable perso ou pro.