Réponds automatiquement quand des participants refusent une réunion
Un participant refuse ta réunion. Notis lui répond aussitôt par e-mail pour demander ses disponibilités ou comprendre son conflit, sans que tu aies à écrire quoi que ce soit.
Déclencheur
Attendee Response Changed
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Action
Reply to email thread
Envoie une réponse dans une conversation par e-mail existante.
Pourquoi c’est utile
Quelqu’un refuse une réunion importante et tu dois comprendre s’il a un vrai conflit ou s’il ne l’a simplement pas priorisée. Relancer chaque personne manuellement te prend du temps.
- Comprends pourquoi les participants refusent sans envoyer de relances individuelles
- Trouve plus facilement un autre horaire en réagissant dès qu’une personne dit non
- Gagne du temps en automatisant le premier contact au lieu de relancer chaque personne manuellement
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Calendar et Gmail à Notis
- 2Dis à Notis « Quand quelqu’un refuse une de mes réunions, réponds avec un message demandant ses disponibilités »
- 3Sélectionne le déclencheur : Attendee Response Changed, filtré sur les refus
- 4Personnalise ta réponse, par exemple « As-tu des conflits toute la semaine ? » ou « Peut-on trouver un meilleur horaire ? »
- 5Teste en demandant à un collègue de refuser une réunion de test et vérifie que Notis répond
Questions sur ce workflow
Les réponses automatiques ne vont-elles pas sembler impersonnelles ?
Tu contrôles le message. Rends-le chaleureux et précis : « Salut [nom], j’aimerais trouver un moment. Es-tu disponible mardi ou mercredi ? » Notis le personnalise avec le nom et le contexte.
Et si la personne a une bonne raison de refuser, dois-je quand même répondre ?
Oui. En demandant « Quel horaire te conviendrait ? », tu gardes la porte ouverte et montres ta flexibilité. La personne appréciera cette relance plutôt que le silence.
Puis-je exclure certains participants des réponses automatiques ?
Bien sûr. Dis à Notis « Ne réponds pas automatiquement à [nom] » ou « Réponds seulement s’il s’agit d’un membre de mon équipe directe ». Tu contrôles les personnes relancées.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Fais ceci · Action
Envoie une réponse dans une conversation par e-mail existante.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Calendar à Gmail. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Calendar
Actions Gmail
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Modify email labels
Ajoute ou retire des libellés sur un e-mail.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create email draft
Crée un brouillon d’e-mail.
Attendee Response Changed
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Batch delete Gmail messages
Supprime définitivement plusieurs messages Gmail sans les placer dans la corbeille ; cette action est irréversible.
Event Canceled or Deleted
Se déclenche lorsqu’un événement est annulé ou supprimé.
Create label
Crée un nouveau libellé d’e-mail.
Event Starting Soon
Se déclenche peu avant le début d’un événement, selon le délai défini.
Batch modify Gmail messages
Ajoute ou retire des libellés sur plusieurs messages Gmail.
Calendar Event Changes
Se déclenche en temps réel lorsqu’un événement change.
Delete Draft
Supprime définitivement un brouillon d’e-mail, impossible à récupérer.
Event Created
Se déclenche lorsqu’un nouvel événement est créé.
Delete message
Supprime définitivement un e-mail.
Calendar Event Sync
Récupère les informations complètes des événements par vérification périodique.
Create Gmail filter
Crée un filtre Gmail pour organiser automatiquement les messages entrants.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Calendar et Gmail, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Gagne ta première heure dès aujourd’hui.
Essai gratuit de 7 jours sur n’importe quel forfait payant, avec 20 $ de consommation inclus.
Sans carte bancaire. Fonctionne avec Gmail perso ou pro.