Tous tes échanges fournisseurs au même endroit
Pour gérer tes fournisseurs, tu dois savoir ce qui a été discuté, chiffré, convenu et livré. Quand tout reste dans les e-mails, difficile de retrouver vite les conditions négociées ou de vérifier si une date de livraison a été fixée. Ce workflow enregistre automatiquement chaque e-mail envoyé à un fournisseur dans Notion. Tu retrouves ainsi tout l’historique de vos échanges grâce à la recherche.
Déclencheur
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Action
Insert row database
Crée une nouvelle page sous forme de ligne dans une base de données.
Pourquoi c’est utile
Négociations, tarifs, délais et livrables se retrouvent dispersés dans plusieurs e-mails. Sans historique centralisé, tu risques de renégocier des points déjà réglés, d’oublier des conditions ou de manquer une échéance faute de retrouver l’information.
- Chaque e-mail fournisseur est enregistré automatiquement pour conserver un historique complet des échanges
- Retrouve rapidement les accords, tarifs et engagements passés sans fouiller dans tes e-mails
- Les nouveaux membres de l’équipe peuvent consulter l’historique pour reprendre les relations fournisseurs avec toutes les informations utiles
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Gmail et Notion à Notis.
- 2Demande à Notis : « Quand j’envoie un e-mail à un fournisseur, enregistre-le dans ma base de données Échanges fournisseurs avec son nom, son entreprise, la date, l’objet et un résumé de la discussion. »
- 3Notis te demandera de définir les e-mails à considérer comme des échanges fournisseurs, par exemple ceux envoyés à certains domaines, à des contacts portant le libellé Fournisseur ou aux personnes de ta liste de fournisseurs.
- 4Choisis ta base de données Notion Échanges fournisseurs et ses propriétés, comme Nom du fournisseur, Entreprise, Date, Objet, Message et Conditions.
- 5Choisis ton canal de notification et envoie un e-mail de test à un fournisseur pour vérifier que l’automatisation l’enregistre correctement.
Questions sur ce workflow
Comment Notis reconnaît-il les fournisseurs ?
Tu lui indiques tes critères : « Les e-mails aux personnes portant le libellé Fournisseur », « Les e-mails à ces domaines d’entreprise » ou « Les e-mails aux contacts de cette liste de fournisseurs ». Notis suit ta définition.
Peut-on aussi enregistrer les e-mails reçus des fournisseurs ?
Oui. Tu peux créer un second workflow avec le déclencheur « New Message Received » pour enregistrer les réponses des fournisseurs et conserver les deux côtés de la conversation.
Si un fournisseur envoie plusieurs e-mails, chacun crée-t-il une fiche distincte ?
C’est toi qui décides. Demande à Notis de créer une entrée par e-mail ou d’ajouter chaque échange à la fiche existante du fournisseur pour tout regrouper sur une seule page.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Gmail à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Gmail
Actions Notion
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)
Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add single content block to Notion page (Deprecated)
Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Append raw Notion blocks (advanced API)
Ajoute des blocs API bruts à un parent ; chaque champ texte est limité à 2 000 caractères.
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Archive Notion Page
Archive une page dans la corbeille ou la restaure ; les pages à la racine doivent être archivées dans l’interface.
Append code blocks (code, quote, equation)
Ajoute des blocs de code, citation ou équation ; chaque champ de code est limité à 2 000 caractères.
Create comment
Ajoute un commentaire à une page ou à un fil de discussion existant.
Append layout blocks (divider, TOC, columns)
Ajoute des blocs de mise en page, comme des séparateurs, sommaires, fils d’Ariane ou colonnes.
Create Notion Database
Crée une base de données comme sous-page d’une page parente.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Gmail et Notion, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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