Vérifie les accès à un projet depuis les mentions d’un e-mail
Quelqu’un t’écrit pour rejoindre un projet. Avant de répondre, Notis te dit qui y a déjà accès et si cette personne en fait partie.
Déclencheur
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Action
Get Project Memberships
Affiche les membres et leurs niveaux d’autorisation pour un projet.
Pourquoi c’est utile
Les fondateurs répondent aux demandes de collaboration sans vérifier les accès, ce qui crée des surprises et de la confusion sur les personnes qui peuvent voir les informations.
- Notis récupère automatiquement les membres du projet quand un e-mail le mentionne
- Tu vois qui a accès sans ouvrir Asana
- Tu évites les malentendus liés aux accès
- Tu changes moins souvent d’app pour vérifier les autorisations
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte les intégrations Gmail et Asana.
- 2Crée une automatisation : « Quand quelqu’un m’écrit au sujet d’un projet, recherche qui y a accès et envoie-moi la liste des membres. »
- 3Utilise « New Gmail Message Received » comme déclencheur.
- 4Notis analysera l’e-mail pour trouver les noms de projets.
- 5Teste en t’envoyant un e-mail qui mentionne un projet et vérifie que tu reçois la liste des membres sous une minute.
Questions sur ce workflow
Quelles informations contient la liste des membres ?
Les noms, les adresses e-mail et les rôles, comme propriétaire, éditeur ou lecteur. Tu peux personnaliser le contenu dans ton prompt.
Que se passe-t-il si plusieurs projets sont mentionnés ?
Notis renverra les membres de chaque projet mentionné. Tu peux préciser ton prompt pour ne renvoyer que le projet principal.
Puis-je ajouter automatiquement quelqu’un depuis l’e-mail ?
Pas directement avec ce workflow, mais tu peux le combiner avec une action séparée pour ajouter des membres si nécessaire.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Fais ceci · Action
Ajoute des abonnés à une tâche et les informe des mises à jour.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Gmail à Asana. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Gmail
Actions Asana
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Followers to Task
Ajoute des abonnés à une tâche et les informe des mises à jour.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add Followers to Project
Ajoute des abonnés au projet, avertis lorsque des tâches y sont ajoutées.
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Add Supporting Relationship to Goal
Lie un projet, une tâche, un portefeuille ou un objectif en soutien à un objectif.
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Add task to section
Ajoute une tâche existante à une section.
Add item to portfolio
Ajoute un projet ou un autre élément pris en charge à un portefeuille.
Create Allocation
Crée une allocation du temps d’un utilisateur à une tâche ou un projet.
Add Members to Project
Ajoute des membres au projet, qui peuvent le consulter et y contribuer.
Create a project
Crée un projet dans un espace de travail.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Gmail et Asana, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Asana perso ou pro.