Créer une archive média : une nouvelle colonne pour les fichiers joints
Les fichiers de design, documents et autres actifs joints aux tâches Asana se dispersent dans ton Workspace. Notis crée une colonne d’archive média dans Sheets pour réunir tous les actifs du projet dans une bibliothèque indexée.
Déclencheur
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Action
Create spreadsheet column
Ajoute une colonne à une feuille de calcul.
Pourquoi c’est utile
Retrouver un fichier PSD source depuis un commentaire de tâche demande une véritable fouille. Les actifs média se perdent dans les fils Asana.
- Tous les médias du projet sont indexés dans une colonne Sheets
- Une bibliothèque consultable pour retrouver les fichiers par tâche ou date
- Plus besoin de fouiller Asana pour retrouver les pièces jointes
- Une gestion centralisée des actifs pour toute l’équipe
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Google Sheets à Notis.
- 2Crée une automatisation : « Quand un fichier est joint à une tâche Asana, ajoute une nouvelle colonne à mon suivi média Sheets avec le nom du fichier, son type, sa date d’import et son lien. »
- 3Indique le projet Asana et la feuille Sheets de ton archive média.
- 4Précise les types de médias à suivre, toutes les pièces jointes ou seulement les images, documents et fichiers de design, par exemple.
- 5Sélectionne « Attachment Added to Task » comme déclencheur.
- 6Choisis un canal de notification.
- 7Teste en joignant un fichier à une tâche Asana, une nouvelle entrée devrait apparaître dans ta feuille média.
Questions sur ce workflow
Tous les types de fichiers sont-ils suivis ou seulement certains ?
C’est toi qui choisis. Suis toutes les pièces jointes ou demande à Notis de se concentrer sur les images, documents, designs ou d’autres types précis.
Puis-je organiser l’archive média par type de fichier ou par date ?
Oui. Demande à Notis d’ajouter une colonne « file type » et une colonne « date added ». Utilise ensuite les filtres Sheets pour trier l’archive.
Que se passe-t-il si plusieurs fichiers sont joints à la même tâche ?
Chaque fichier reçoit sa propre ligne dans l’archive média. Tu peux aussi demander à Notis de les regrouper par tâche.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Fais ceci · Action
Ajoute une colonne à une feuille de calcul.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Google Sheets. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Google Sheets
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Sheet to Existing Spreadsheet
Ajoute une feuille quadrillée avec lignes et colonnes à un tableur existant.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Aggregate Column Data
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Append Dimension
Ajoute des lignes ou des colonnes vides à la fin d’une feuille.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Batch get spreadsheet
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Auto-Resize Rows or Columns
Ajuste automatiquement la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes à leur contenu.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Batch Update Values by Data Filter
Met à jour les valeurs des plages correspondant aux filtres.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Clear Basic Filter
Supprime le filtre de base d’une feuille.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Batch update spreadsheet (Deprecated)
Écrit ou ajoute des valeurs dans une seule plage, en agrandissant la grille si besoin.
Conditions et précisions
Cette action est obsolète. Elle écrit les valeurs dans une seule plage d’une feuille existante ou les ajoute sous forme de nouvelles lignes si aucun emplacement de départ n’est indiqué. Chaque exécution couvre une seule plage ; la modification de plusieurs plages nécessite des exécutions distinctes. La feuille cible doit déjà exister et le classeur doit contenir au moins une feuille de calcul. La grille s’agrandit automatiquement si un grand volume de données nécessite davantage d’espace.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Asana et Google Sheets, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Gagne ta première heure dès aujourd’hui.
Essai gratuit de 7 jours sur n’importe quel forfait payant, avec 20 $ de consommation inclus.
Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Sheets perso ou pro.