Archiver les documents dans Airtable à l’arrivée de pièces jointes
Contrats, designs et propositions sont joints aux tâches Asana, mais tu n’as aucune archive centrale. Notis surveille les pièces jointes marquées « archive » et crée un catalogue permanent dans Airtable.
Déclencheur
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Action
Create a record
Pourquoi c’est utile
Les documents critiques sont dispersés dans les tâches Asana. Tu passes des heures à retrouver ce contrat ou ce design d’il y a plusieurs mois, ou tu découvres qu’il a disparu.
- Une archive centrale des fichiers importants
- Recherche et récupération faciles
- Traçabilité pour la conformité et les audits
- Plus aucun document perdu
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Airtable à Notis, une seule fois.
- 2Dis à Notis : « Quand un fichier est joint à une tâche Asana portant le tag « archive », crée une fiche dans ma bibliothèque documentaire Airtable avec le nom du fichier, son lien, la tâche d’origine et la date d’ajout. »
- 3Choisis ton canal de notification.
- 4Sélectionne « Attachment Added to Task » comme déclencheur, puis indique aussi le tag « archive ».
- 5Joint un fichier à une tâche test, ajoute-lui le tag « archive » et vérifie qu’une fiche d’archive apparaît dans Airtable.
Questions sur ce workflow
Dois-je marquer manuellement chaque pièce jointe ?
Tu ajoutes le tag « archive » à la tâche ou à la pièce jointe au moment de l’envoi. Notis surveille ce signal.
Puis-je utiliser un autre système de tags ?
Oui. Utilise « keep », « store », « legal », ou tout autre terme adapté à ton processus.
Que se passe-t-il si le même fichier est joint plusieurs fois ?
Notis peut dédoublonner selon le nom ou le hash du fichier. Précise-le dans ton instruction pour éviter les doublons.
Cela fonctionne-t-il avec tous les types de fichiers ?
Oui. Les PDF, images, documents et feuilles de calcul peuvent tous être catalogués dans Airtable.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Fais ceci · Action
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Airtable. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Airtable
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Create base
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un enregistrement.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Create Field
Crée un nouveau champ dans une table.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Create a record (Deprecated)
Crée un enregistrement dans une table ; cette action est obsolète.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Create table
Crée une nouvelle table dans une base.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Create records
Crée jusqu’à 10 enregistrements dans une table.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Delete Comment
Supprime un commentaire d’un enregistrement.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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