Nettoyage mensuel : archive les anciens e-mails
Les anciens e-mails encombrent tes fiches d’engagement Hubspot. Cette automatisation mensuelle archive les e-mails antérieurs à une date définie, pour garder des fiches propres sans perdre l’historique.
Déclencheur
Planification récurrente
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Action
Archive emails
Archive plusieurs e-mails.
Pourquoi c’est utile
Les fiches d’engagement s’accumulent avec les anciens e-mails. Il devient difficile de trouver les échanges récents et ton interface Hubspot s’alourdit.
- Des fiches d’engagement plus propres
- Des recherches plus rapides dans les interactions
- Moins d’encombrement visuel
- Un historique préservé et consultable
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot à Notis.
- 2Crée une automatisation : « Le premier jour de chaque mois à 3 h, archive tous les e-mails Hubspot de plus de 12 mois. »
- 3Personnalise le seuil d’ancienneté dans ton prompt, par exemple « 6 mois » ou « 24 mois ».
- 4Définis ta préférence de notification.
- 5Sélectionne « Monthly schedule » comme déclencheur.
- 6Surveille la première exécution pour confirmer que les bons e-mails sont archivés.
Questions sur ce workflow
Puis-je exclure certains e-mails de l’archivage ?
Oui. Précise des règles comme « ne pas archiver les e-mails des contacts VIP » ou « ignorer les e-mails marqués comme importants ».
Les e-mails archivés restent-ils consultables ?
Oui. Les e-mails archivés restent dans Hubspot et peuvent être recherchés avec les filtres d’archive. Ils sont simplement masqués de la chronologie d’engagement principale.
Que faire si je dois restaurer un e-mail archivé ?
Notis peut le restaurer, ou tu peux annuler son archivage depuis l’interface Hubspot. Le statut archivé est entièrement réversible.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Fais ceci · Action
Archive plusieurs e-mails.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Salesforce à Hubspot. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Salesforce
Actions Hubspot
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add asset association
Associe un élément existant à une campagne marketing.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add token to event template
Ajoute un jeton de données personnalisé à un modèle d’événement existant.
Account Created or Updated
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Archive email
Place un e-mail dans la corbeille, où il reste inaccessible jusqu’à sa restauration.
Contact Updated
Se déclenche lorsqu'un contact existant est modifié et indique les champs changés.
Archive a batch of quotes by id
Archive plusieurs devis à la fois ; ils ne peuvent pas retrouver leur statut actif.
Record Updated (Generic SObject)
Se déclenche lorsque des champs surveillés changent sur un type d'enregistrement donné.
Archive batch of feedback submissions by id
Met en file d’attente l’archivage des commentaires, qui quittent les vues actives sans être supprimés.
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Archive batch of line items by id
Archive un lot de lignes ; l’API ne peut pas l’annuler.
New Lead Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau prospect est créé.
Archive batch of objects by id
Archive un lot d’objets CRM existants et les retire de l’utilisation courante.
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Archive batch of properties
Archive un lot de propriétés pour un type d’objet CRM ; tu peux réessayer sans risque.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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