Suivi automatisé des tâches terminées
Les tâches terminées disparaissent dans l’historique sans laisser de trace consultable. Cette automatisation crée une entrée dans Google Drive chaque fois qu’une tâche est terminée dans Salesforce, pour conserver un historique durable et consultable de tout le travail réalisé.
Déclencheur
Task Created or Completed
Se déclenche lorsqu'une tâche est créée ou que son statut passe à Terminé.
Action
Create a File from Text
Crée un fichier à partir de texte.
Pourquoi c’est utile
Les tâches terminées disparaissent de la vue et il n’existe aucun historique consultable du travail réellement effectué. La responsabilité et l’historique du travail se perdent.
- Crée un historique consultable de tout le travail terminé
- Suis la productivité et l’activité au fil du temps
- Renforce la responsabilité grâce aux tâches documentées
- Donne à l’équipe une meilleure visibilité sur les activités terminées
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Salesforce et Google Drive à Notis dans le portail.
- 2Crée une automatisation en demandant à Notis « Quand une tâche est terminée dans Salesforce, crée une entrée de journal dans Google Drive » ou utilise Automatisations -> Nouvelle automatisation.
- 3Définis le déclencheur sur « Task Created or Completed » et choisis ton canal de notification.
- 4Décris en langage courant ce qui doit être journalisé, par exemple « Journalise le nom de la tâche, la date de fin, la personne assignée et les notes », ainsi que l’emplacement, par exemple « Ajoute-les au journal quotidien des tâches terminées ».
- 5Teste en terminant une tâche dans Salesforce et vérifie que l’entrée apparaît dans Drive.
Questions sur ce workflow
Comment organiser les journaux de tâches terminées ?
Décris la structure souhaitée dans le prompt, par exemple « Organise par date dans des journaux quotidiens », « Organise par membre de l’équipe » ou « Garde un journal continu ». Notis l’appliquera.
Quelles informations sur la tâche faut-il journaliser ?
Précise-le dans ton prompt, par exemple « Journalise le nom de la tâche, la date d’échéance, la date de fin, la personne assignée et le nombre d’heures passées ». Notis récupérera et consignera ces informations.
Puis-je rechercher facilement les journaux de tâches terminées ?
Oui. Conserve-les dans une feuille Google ou dans un dossier Drive bien organisé. Ton prompt définit la structure, ce qui facilite les recherches.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu'une tâche est créée ou que son statut passe à Terminé.
Fais ceci · Action
Crée un fichier à partir de texte.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Salesforce à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Salesforce
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Account Created or Updated
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Contact Updated
Se déclenche lorsqu'un contact existant est modifié et indique les champs changés.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Record Updated (Generic SObject)
Se déclenche lorsque des champs surveillés changent sur un type d'enregistrement donné.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
New Lead Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau prospect est créé.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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