Organisation des dossiers par étape commerciale
Tes dossiers d’affaires doivent refléter l’état de ton pipeline en un coup d’œil. Cette automatisation déplace les dossiers des opportunités d’une étape à l’autre dans Google Drive à mesure qu’elles avancent dans Salesforce, pour visualiser ton processus commercial sans déplacer les fichiers à la main.
Déclencheur
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Action
Move File
Déplace un fichier dans un autre dossier.
Pourquoi c’est utile
Organiser manuellement les dossiers par étape commerciale demande des mises à jour constantes et des allers-retours entre Salesforce et Drive. La visibilité sur le pipeline ralentit.
- Garde l’organisation des affaires synchronisée avec leur progression réelle
- Visualise clairement le pipeline grâce à l’emplacement des dossiers
- Supprime les déplacements manuels entre les dossiers d’étape
- Améliore l’alignement de l’équipe sur l’état des affaires
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Salesforce et Google Drive à Notis dans le portail.
- 2Crée une automatisation en demandant à Notis : « Quand l’étape d’une opportunité change dans Salesforce, déplace son dossier vers le dossier correspondant dans Google Drive. » Tu peux aussi utiliser Automatisations -> Nouvelle automatisation.
- 3Sélectionne « New or Updated Opportunity » comme déclencheur et choisis ton canal de notification.
- 4Dans la même instruction en langage naturel, décris les dossiers de destination pour les opportunités de prospection, qualification, démonstration, proposition et gagnées.
- 5Teste en faisant passer une opportunité à une nouvelle étape dans Salesforce et vérifie que le dossier est déplacé dans Drive.
Questions sur ce workflow
Que se passe-t-il si le dossier de l’opportunité n’existe pas encore ?
Décris la procédure dans ton prompt, par exemple : « Crée d’abord le dossier, puis déplace-le vers le répertoire de l’étape ». Notis le créera si nécessaire.
Comment les dossiers d’étape sont-ils structurés dans Drive ?
C’est toi qui choisis. Décris la structure souhaitée dans ton prompt, par exemple : « Place chaque étape dans un dossier principal Pipeline commercial avec un sous-dossier par étape ». Notis déplacera les fichiers en conséquence.
Que se passe-t-il si une affaire recule dans le pipeline ?
Notis déplace automatiquement le dossier vers le nouveau dossier d’étape, quelle que soit la direction. Ton prompt définit la correspondance entre étapes et dossiers, pas le sens du déplacement.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Salesforce à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Salesforce
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Account Created or Updated
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Contact Updated
Se déclenche lorsqu'un contact existant est modifié et indique les champs changés.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Record Updated (Generic SObject)
Se déclenche lorsque des champs surveillés changent sur un type d'enregistrement donné.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
New Lead Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau prospect est créé.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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