Organisation des dossiers d’accès aux contacts
Chaque contact mérite un espace dédié dans ton Drive. Cette automatisation crée un dossier avec des autorisations contrôlées pour chaque nouveau contact Salesforce, afin de stocker ses documents, échanges et fichiers sans encombrer les espaces partagés de l’équipe.
Déclencheur
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Action
Create a folder
Crée un dossier, éventuellement dans un dossier existant.
Pourquoi c’est utile
La création de dossiers individuels pour les contacts ralentit l’intégration. Les fichiers sont dispersés dans les dossiers de l’équipe, sans organisation claire.
- Réduis à zéro le temps de création des dossiers de contacts
- Organise les fichiers de façon cohérente pour toutes tes relations
- Simplifie la gestion des autorisations des contacts
- Passe moins de temps à classer les documents des contacts
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Salesforce et Google Drive à Notis dans le portail.
- 2Crée une automatisation en demandant à Notis « Quand un nouveau contact est créé dans Salesforce, crée un dossier dans Google Drive pour gérer ses fichiers et ses autorisations » ou utilise Automatisations -> Nouvelle automatisation.
- 3Définis ton déclencheur sur « New Contact Trigger » et choisis ton canal de notification.
- 4Décris ta convention de nommage, par exemple « Nomme-le [Nom du contact] - [Entreprise] », et l’emplacement souhaité, par exemple « Place-le dans le dossier Contacts ».
- 5Crée un nouveau contact dans Salesforce, puis vérifie que le dossier apparaît dans Drive.
Questions sur ce workflow
Les dossiers de contacts doivent-ils se trouver à un emplacement précis dans Drive ?
Oui. Décris ta structure préférée dans le prompt, par exemple « Stocke les dossiers de contacts dans le dossier de leur entreprise » ou « Organise-les par secteur ». Notis les crée ainsi.
Puis-je définir les autorisations initiales lors de la création du dossier ?
Oui. Indique-le dans ton prompt, par exemple « Partage le dossier avec le responsable du compte » ou « Garde-le privé pour le moment ». Notis applique ces autorisations initiales.
Des sous-dossiers doivent-ils être créés dans les dossiers de contacts ?
Oui. Indique-le dans ton prompt, par exemple « Crée des sous-dossiers Notes, Documents et Communications ». Notis met en place toute la structure.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Fais ceci · Action
Crée un dossier, éventuellement dans un dossier existant.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Salesforce à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Salesforce
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Account Created or Updated
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Contact Updated
Se déclenche lorsqu'un contact existant est modifié et indique les champs changés.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Record Updated (Generic SObject)
Se déclenche lorsque des champs surveillés changent sur un type d'enregistrement donné.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
New Lead Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau prospect est créé.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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