Archivage des fichiers des tâches terminées
Ne range plus manuellement les tâches terminées. Quand une tâche est marquée comme terminée dans Salesforce, Notis déplace automatiquement ses fichiers associés vers un dossier d’archives dans Google Drive. Ton espace actif reste propre et l’historique du travail terminé reste consultable.
Déclencheur
Task Created or Completed
Se déclenche lorsqu'une tâche est créée ou que son statut passe à Terminé.
Action
Move File
Déplace un fichier dans un autre dossier.
Pourquoi c’est utile
Les fichiers des tâches terminées s’accumulent dans les dossiers actifs. Il devient plus difficile de trouver le travail en cours et le désordre ralentit la collaboration.
- Garde les dossiers actifs propres et centrés sur le travail en cours
- Conserve une archive consultable des tâches terminées
- Passe moins de temps à organiser manuellement les dossiers de fichiers
- Améliore la productivité de l’équipe en réduisant le désordre
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Salesforce et Google Drive à Notis dans le portail.
- 2Crée une automatisation en demandant à Notis : « Quand une tâche est terminée dans Salesforce, déplace ses fichiers vers un dossier d’archives dans Google Drive. » Tu peux aussi utiliser Automatisations -> Nouvelle automatisation.
- 3Définis le déclencheur « Task Created or Completed » et choisis ton canal de notification.
- 4Décris en langage naturel quels fichiers archiver et où, par exemple : « Déplace les fichiers dont le titre contient le nom de la tâche vers l’archive Tâches terminées, organisée par mois ».
- 5Teste en terminant une tâche dans Salesforce et vérifie que les fichiers sont déplacés vers l’archive.
Questions sur ce workflow
Comment Notis sait-il quels fichiers archiver ?
Décris dans ton prompt le lien entre les fichiers et les tâches, par exemple : « Déplace les fichiers dont le titre contient le nom de la tâche » ou « Déplace les fichiers du dossier dédié à la tâche ». Notis les trouvera et les archivera.
Puis-je organiser l’archive par date, projet ou membre de l’équipe ?
Oui. Indique ta méthode d’organisation dans le prompt, par exemple : « Archive par mois et par année » ou « Archive par projet ». Notis structurera l’archive en conséquence.
Et si je veux garder certains fichiers dans le dossier actif ?
Indique les exceptions dans ton prompt, par exemple : « Archive tout sauf les documents destinés aux clients » ou « Archive uniquement les fichiers administratifs ». Notis appliquera ces règles.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu'une tâche est créée ou que son statut passe à Terminé.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Salesforce à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Salesforce
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Account Created or Updated
Se déclenche lorsqu'un compte est créé ou modifié.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Contact Updated
Se déclenche lorsqu'un contact existant est modifié et indique les champs changés.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Record Updated (Generic SObject)
Se déclenche lorsque des champs surveillés changent sur un type d'enregistrement donné.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
New Contact Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau contact est créé.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
New Lead Trigger
Se déclenche lorsqu'un nouveau prospect est créé.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
New or Updated Opportunity
Se déclenche lorsqu'une opportunité est créée ou modifiée.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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