Contrôle d’accès automatique, synchronise les autorisations d’équipe
Une nouvelle personne rejoint l’équipe de l’incident dans Jira, mais n’a pas accès à Drive. Elle te le demande. Notis lui donne automatiquement l’accès.
Déclencheur
Updated Issue
Action
List Permissions
Liste les autorisations d’un fichier ou d’un Drive partagé.
Pourquoi c’est utile
La composition de l’équipe change sur un incident Jira. Tu partages manuellement les documents avec les nouveaux membres. Certaines personnes sont oubliées. Les autorisations deviennent confuses et incohérentes.
- Les nouveaux membres obtiennent immédiatement l’accès, sans partage manuel
- Les autorisations restent synchronisées avec les équipes des incidents
- Réduis les demandes d’accès et la charge administrative
- Mets en place des accès cohérents et sécurisés
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Jira et Google Drive à Notis.
- 2Crée une automatisation avec « Updated Issue » comme déclencheur.
- 3Dis à Notis : « Quand le responsable ou la liste des collaborateurs d’un incident Jira change, synchronise les autorisations du fichier Google Drive correspondant. Ajoute les nouvelles personnes comme éditeurs et retire celles qui ne sont plus affectées. »
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Teste en affectant une nouvelle personne à un incident Jira et vérifie qu’elle obtient l’accès à Drive.
Questions sur ce workflow
Quel rôle les nouveaux responsables doivent-ils obtenir ?
Précise dans ton prompt : « Ajoute les responsables comme éditeurs, les collaborateurs comme commentateurs et les réviseurs comme lecteurs. »
Que se passe-t-il si une personne est retirée d’un incident ?
Notis peut supprimer son accès Drive. Demande-lui : « Quand une personne n’est plus affectée, retire son accès au fichier Drive. »
Est-ce adapté aux réviseurs externes ou seulement aux membres internes ?
Cela fonctionne pour toute personne ayant une adresse e-mail. Ajoute son adresse dans l’incident Jira et Notis lui partagera le fichier.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Jira à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Jira
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Comment Created
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Comment Deleted
Se déclenche à la suppression d’un commentaire ; son texte est transmis même si le compte ne peut pas ouvrir le ticket.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Comment Updated
Se déclenche à la modification d’un commentaire et transmet son texte actuel, même si le ticket est inaccessible.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Issue Created
Se déclenche quand un ticket ou une sous-tâche est créé, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Issue Deleted
Se déclenche à la suppression d’un ticket ; tous ses champs sont transmis même si tu ne peux pas l’ouvrir.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Issue Updated
Événement par édition, y compris parent modifié par sous-tâche ; pas les commentaires, tickets parfois inaccessibles.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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