Fais émerger le contexte caché, trouve les documents liés
Un nouvel incident Jira arrive sur un sujet déjà traité, mais tu as oublié que d’anciens documents existent. Notis les recherche dans Drive et les fait émerger automatiquement.
Déclencheur
New Issue
Action
Find file
Recherche des fichiers et des dossiers dans Drive.
Pourquoi c’est utile
Un nouvel incident arrive. Tu repars de zéro sans voir qu’un travail similaire existe dans Drive. Tu refais le même travail ou réinventes une solution. Des semaines plus tard, quelqu’un retrouve les anciens documents.
- Réutilise la documentation et les décisions existantes
- Évite de réinventer des solutions
- Appuie-toi plus vite sur les connaissances passées
- Réduis le travail refait et les efforts en double
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Jira et Google Drive à Notis.
- 2Crée une automatisation avec « New Issue » comme déclencheur.
- 3Dis à Notis : « Quand un nouvel incident Jira est créé, recherche dans Google Drive les fichiers correspondant au titre de l’incident ou aux mots-clés de sa description. Renvoie les trois fichiers les plus pertinents et leur date de dernière modification. »
- 4Choisis ton canal de notification, Slack est idéal pour obtenir rapidement le contexte.
- 5Teste en créant un incident Jira sur un sujet familier et vérifie que les fichiers Drive associés apparaissent.
Questions sur ce workflow
Comment Notis détermine-t-il quels fichiers sont pertinents ?
Notis recherche les mots-clés du titre et de la description. Tu peux aussi préciser des noms de dossiers ou des labels, par exemple : « Recherche dans le dossier Design les incidents liés au CSS. »
Puis-je limiter les résultats aux fichiers modifiés au cours des N derniers jours ?
Oui. Demande à Notis de donner la priorité aux travaux récents : « Affiche d’abord les fichiers modifiés au cours des 30 derniers jours. »
Que se passe-t-il si aucun fichier associé n’est trouvé ?
Notis te prévient qu’aucun résultat n’a été trouvé. C’est utile aussi : tu sais que ton travail est vraiment nouveau.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Fais ceci · Action
Recherche des fichiers et des dossiers dans Drive.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Jira à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Jira
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Comment Created
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Comment Deleted
Se déclenche à la suppression d’un commentaire ; son texte est transmis même si le compte ne peut pas ouvrir le ticket.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Comment Updated
Se déclenche à la modification d’un commentaire et transmet son texte actuel, même si le ticket est inaccessible.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Issue Created
Se déclenche quand un ticket ou une sous-tâche est créé, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Issue Deleted
Se déclenche à la suppression d’un ticket ; tous ses champs sont transmis même si tu ne peux pas l’ouvrir.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Issue Updated
Événement par édition, y compris parent modifié par sous-tâche ; pas les commentaires, tickets parfois inaccessibles.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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