Accès instantané : partage automatiquement les documents à l’assignation
Ton collègue reçoit un ticket Jira, mais n’a pas accès au dossier Drive. Il te demande le lien. Tu le cherches. Notis le partage automatiquement à ta place.
Déclencheur
Updated Issue
Action
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Pourquoi c’est utile
Le ticket est assigné. La personne passe 15 minutes à demander l’accès aux documents utiles. Tu fouilles Drive, copies des liens et les envoies. Entre-temps, l’élan est retombé.
- Les personnes assignées accèdent instantanément au contexte du ticket
- Supprime le partage manuel de liens et les demandes d’autorisation
- Rends ton équipe opérationnelle plus vite sur les nouveaux sujets
- Réduis les tâches administratives répétitives
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Jira et Google Drive à Notis.
- 2Crée une automatisation avec « Updated Issue » comme déclencheur.
- 3Demande à Notis : « Quand un ticket Jira est assigné à quelqu’un, partage le dossier Google Drive correspondant [modèle de nom du dossier] avec cette personne comme editor. »
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Fais un test en assignant un ticket Jira et vérifie que la personne reçoit l’accès à Drive en quelques secondes.
Questions sur ce workflow
Comment Notis trouve-t-il le bon dossier Drive à partager ?
À partir de la clé du ticket Jira, Notis cherche dans Drive les noms de dossiers correspondants et les partage. Utilise un nommage cohérent comme « PROJ-123-Title » pour fiabiliser la correspondance.
Quel niveau d’autorisation la personne assignée doit-elle recevoir ?
Précise-le dans ton prompt : « comme editor », « comme commenter » ou « comme viewer ». Editor convient souvent aux responsables du ticket.
Que se passe-t-il si la personne assignée a déjà accès ?
Notis vérifie d’abord. Si la personne est déjà membre, rien ne se passe. Aucune notification ni erreur en double.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Jira à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Jira
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Comment Created
Se déclenche quand un commentaire est publié sur un ticket, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Comment Deleted
Se déclenche à la suppression d’un commentaire ; son texte est transmis même si le compte ne peut pas ouvrir le ticket.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Comment Updated
Se déclenche à la modification d’un commentaire et transmet son texte actuel, même si le ticket est inaccessible.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Issue Created
Se déclenche quand un ticket ou une sous-tâche est créé, même si le compte connecté ne peut pas l’ouvrir.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Issue Deleted
Se déclenche à la suppression d’un ticket ; tous ses champs sont transmis même si tu ne peux pas l’ouvrir.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Issue Updated
Événement par édition, y compris parent modifié par sous-tâche ; pas les commentaires, tickets parfois inaccessibles.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Jira et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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