Ajuster automatiquement l’accès selon le type de contact
Les contacts VIP devraient avoir des règles d’accès différentes de celles des prospects standards. Notis ajuste automatiquement les permissions selon la catégorie du contact.
Déclencheur
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Action
Update Permission
Modifie une autorisation existante sur un fichier ou un Drive partagé.
Pourquoi c’est utile
Un contact est marqué VIP, mais son fichier ne le reflète pas. Un prospect standard reçoit le même accès qu’un prospect Enterprise. Ton contrôle des accès reste manuel et incohérent.
- Les contacts VIP obtiennent automatiquement un accès prioritaire
- Les règles d’accès correspondent au type de contact
- Tu ne gères plus les permissions manuellement
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot et Google Drive à Notis.
- 2Demande à Notis : « Si un contact est marqué VIP, accorde l’accès Editor à la direction. Si c’est un prospect SMB, accorde l’accès Editor uniquement au commercial. »
- 3Définis le déclencheur : Contact Created dans Hubspot.
- 4Définis les règles d’accès pour chaque type de contact.
- 5Teste avec des contacts VIP et standards et vérifie les mises à jour de permissions.
Questions sur ce workflow
Puis-je modifier les règles si mes politiques d’accès changent ?
Oui. Mets à jour l’automatisation : « Les contacts VIP reçoivent désormais l’accès Director au lieu de SVP. » Notis applique les nouvelles règles aux prochains contacts.
Que se passe-t-il si le type d’un contact change après sa création ?
Crée une deuxième automatisation : « Si un contact est reclassé VIP, augmente les permissions de son fichier en conséquence. »
Cela fonctionne-t-il uniquement pour les contacts, ou aussi pour les affaires ?
Ce workflow concerne les contacts, mais tu peux créer des automatisations similaires pour les affaires : « Si le montant de l’affaire dépasse 100 k$, accorde l’accès exécutif. »
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.