Retirer l’accès à la clôture d’une affaire
Quand une affaire se clôt, l’équipe ne devrait plus garder l’accès au fichier. Notis retire automatiquement les permissions et garde tes fichiers sécurisés et organisés.
Déclencheur
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Action
Delete Permission
Révoque irréversiblement une autorisation d’accès à un fichier.
Pourquoi c’est utile
Les affaires se clôturent, mais ton équipe garde l’accès aux fichiers sensibles. Tu suis manuellement les personnes à retirer. Il est facile d’en oublier.
- Sécurité verrouillée automatiquement à la clôture
- Aucun droit d’accès oublié
- Moins de nettoyage manuel des permissions
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot et Google Drive à Notis.
- 2Demande à Notis : « Quand une affaire est marquée Closed Won ou Closed Lost, retire l’accès Editor à l’équipe commerciale, mais garde l’accès Viewer pour l’account executive. »
- 3Définis le déclencheur : Deal Stage Updated dans Hubspot.
- 4Précise quels rôles perdent l’accès et lesquels le gardent.
- 5Teste en clôturant une affaire et vérifie la mise à jour des permissions dans Drive.
Questions sur ce workflow
Puis-je définir des permissions différentes pour les affaires gagnées et perdues ?
Oui. Dis à Notis : « Si c’est Closed Won, garde l’accès Viewer. Si c’est Closed Lost, retire tous les accès sauf Leadership. »
Et si quelqu’un a besoin d’accéder à une affaire clôturée plus tard ?
Il peut te le demander, ou le demander à l’account executive. Tu peux aussi restaurer l’accès manuellement ou créer une autre automatisation pour certaines exceptions.
L’account executive peut-il toujours consulter l’affaire ?
Oui. Garde-le en Viewer pour qu’il puisse la consulter, sans que les autres puissent la modifier ou la partager.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Fais ceci · Action
Révoque irréversiblement une autorisation d’accès à un fichier.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.