Trouver les dossiers de contacts avant d’en créer de nouveaux
Avant de créer un dossier de contact, Notis vérifie s’il en existe déjà un. Fini les doublons qui encombrent ton Drive.
Déclencheur
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Action
Find folder
Recherche des dossiers par nom et, au besoin, par dossier parent.
Pourquoi c’est utile
Tu crées un dossier pour un contact, mais un dossier au nom similaire existe déjà. Tu te retrouves avec des dossiers parallèles et des informations dispersées. Les regrouper ensuite est pénible.
- Éviter les doublons de dossiers
- Découvrir automatiquement les dossiers de contacts existants
- Centraliser les informations d’un contact au même endroit
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot et Google Drive à Notis.
- 2Demande à Notis : « Quand un nouveau contact arrive, cherche dans mon dossier Contacts un dossier existant portant son nom. S’il existe, alerte-moi. Sinon, crée-le. »
- 3Définis le déclencheur : Contact Created dans Hubspot.
- 4Consulte les résultats dans ton canal de notification.
- 5Teste avec un contact avec lequel tu as déjà travaillé et vérifie que Notis trouve le dossier existant.
Questions sur ce workflow
Que se passe-t-il si plusieurs dossiers ont des noms similaires ?
Notis listera toutes les correspondances et te laissera choisir celle à utiliser. Tu peux aussi lui indiquer ta convention de nommage pour obtenir une correspondance exacte.
Notis peut-il relier automatiquement le nouveau contact au dossier existant ?
Oui. Dis à Notis : « Si le dossier existe, n’en crée pas un nouveau, relie-le simplement à ce contact dans Hubspot. »
Cela fonctionne-t-il avec des dossiers imbriqués ?
Oui. Précise le dossier parent : « Cherche une structure existante dans mon dossier Clients > Acme. »
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Fais ceci · Action
Recherche des dossiers par nom et, au besoin, par dossier parent.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.