Partage automatiquement les fichiers contacts avec ton équipe
Un nouveau contact ne devrait pas t’obliger à courir après ton équipe pour donner les accès. Notis partage instantanément le dossier avec toutes les personnes concernées.
Déclencheur
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Action
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Pourquoi c’est utile
Un nouveau contact arrive et tu dois partager manuellement son dossier avec ton équipe. Quelqu’un finit toujours sans accès. Tu deviens le goulot d’étranglement de chaque nouveau dossier prospect.
- L’équipe y accède immédiatement, sans attendre une demande de permission
- Tout le monde voit les nouveaux contacts en même temps
- Tu n’es plus le goulot d’étranglement pour les accès aux fichiers
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot et Google Drive à Notis.
- 2Crée un groupe Google pour ton équipe ou indique des adresses e-mail précises.
- 3Demande à Notis : « Quand un nouveau contact est créé, donne à [teamname@domain.com] un accès Éditeur à son dossier. »
- 4Choisis le déclencheur : Contact Created.
- 5Crée un contact test et vérifie que ton équipe reçoit automatiquement l’accès.
Questions sur ce workflow
Puis-je attribuer des niveaux d’accès différents, Lecteur ou Éditeur ?
Oui. Précise-le dans ton prompt : « L’équipe commerciale reçoit le rôle Éditeur et les managers le rôle Lecteur », ou adapte les droits selon le rôle.
Que faire si seuls certains membres de l’équipe doivent y accéder ?
Utilise un groupe Google pour une équipe ciblée, ou indique précisément à Notis qui doit avoir accès, par rôle ou par nom.
Puis-je modifier les permissions plus tard si le statut du contact change ?
Oui. Crée une autre automatisation : « Quand une opportunité est gagnée, passe le dossier de ce contact en accès Lecture seule pour l’équipe. »
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.