Archive automatiquement les documents des ventes terminées
Les ventes perdues encombrent ton Drive. Notis les déplace automatiquement dans un dossier d’archives quand elles se terminent pour que tes ventes actives restent au premier plan.
Déclencheur
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Action
Move File
Déplace un fichier dans un autre dossier.
Pourquoi c’est utile
Ton Drive mélange les dossiers des ventes terminées et ceux des ventes actives. Tu ne sais plus ce qui est actuel ou ancien. Trier des centaines de dossiers te prend une énergie mentale précieuse.
- Les ventes actives restent visibles et prioritaires
- Les ventes terminées disparaissent automatiquement de ton espace de travail
- Moins d’encombrement et moins de décisions sur le classement
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Hubspot et Google Drive à Notis.
- 2Crée un dossier « Archive » ou « Ventes terminées » dans ton Drive.
- 3Demande à Notis : « Quand une opportunité est marquée Closed Won ou Closed Lost, déplace son dossier dans mon dossier Archive. »
- 4Définis le déclencheur : Deal Stage Updated dans Hubspot.
- 5Termine une opportunité et vérifie qu’elle est déplacée dans tes archives.
Questions sur ce workflow
Puis-je archiver à d’autres étapes que « Closed » ?
Oui. Tu peux archiver dès la Proposition si c’est ton seuil, ou créer des archives distinctes selon le résultat, gagnée, perdue ou bloquée.
Que faire si je préfère supprimer les ventes terminées ?
C’est possible, mais nous te recommandons de les archiver d’abord. Notis peut les déplacer dans la corbeille, mais leur récupération est plus difficile. L’archive est plus sûre.
L’archivage modifie-t-il ma vue de l’opportunité dans Hubspot ?
Non. L’opportunité Hubspot reste à sa place. Seul le fichier Google Drive est déplacé, et les deux restent synchronisés.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.