Désencombre sans lever le petit doigt : archive automatiquement les e-mails d’affaires
Quand une affaire passe à Won ou Lost dans HubSpot, les anciens échanges sont automatiquement archivés dans Gmail. Ta boîte reste propre et le contexte est conservé.
Déclencheur
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Action
Move to Trash
Place un e-mail dans la corbeille, où il peut être récupéré.
Pourquoi c’est utile
Les affaires mortes ou conclues encombrent ta boîte de réception. Tu revois d’anciens e-mails, contextes et décisions. Ta mémoire de travail sature et tu perds le fil des opportunités actives.
- Ta boîte ne garde que les affaires actives
- Moins de bruit, plus de concentration
- Les anciennes décisions restent classées, sans être oubliées
- Ton esprit peut souffler
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte HubSpot et Gmail à Notis.
- 2Demande à Notis : « Quand une affaire passe à Won ou Lost, mets à la corbeille tous les e-mails liés à cette affaire dans ma boîte de réception. » Ajoute éventuellement d’autres étapes à nettoyer, comme Stalled ou Disqualified.
- 3Choisis ton canal de notification.
- 4Sélectionne « Deal Stage Updated » comme déclencheur.
- 5Marque une affaire comme Won pour tester, puis vérifie que les anciens e-mails ont disparu de ta boîte.
Questions sur ce workflow
Les e-mails seront-ils supprimés ou simplement déplacés vers la corbeille ou les archives ?
C’est toi qui décides. Demande à Notis de les mettre à la corbeille, de les archiver ou de les déplacer vers un dossier précis. Ils ne sont pas supprimés, seulement retirés de ta vue active.
Et si je dois retrouver d’anciens e-mails liés à une affaire ?
Ils restent dans la corbeille ou les archives pendant au moins 30 jours, selon tes paramètres Gmail. Recherche-les quand tu en as besoin.
Puis-je choisir les étapes qui déclenchent le nettoyage ?
Oui. Indique les étapes que tu considères comme terminées, comme Won, Lost, Stalled, Disqualified ou tes propres étapes personnalisées.
Comment Notis sait-il quels e-mails appartiennent à une affaire ?
Il recherche le nom de l’affaire, les noms des contacts et les mots-clés de l’objet. Tu peux affiner les critères dans ton prompt.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Fais ceci · Action
Place un e-mail dans la corbeille, où il peut être récupéré.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Gmail. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Gmail
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Modify email labels
Ajoute ou retire des libellés sur un e-mail.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create email draft
Crée un brouillon d’e-mail.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Batch delete Gmail messages
Supprime définitivement plusieurs messages Gmail sans les placer dans la corbeille ; cette action est irréversible.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create label
Crée un nouveau libellé d’e-mail.
Batch modify Gmail messages
Ajoute ou retire des libellés sur plusieurs messages Gmail.
Delete Draft
Supprime définitivement un brouillon d’e-mail, impossible à récupérer.
Delete message
Supprime définitivement un e-mail.
Create Gmail filter
Crée un filtre Gmail pour organiser automatiquement les messages entrants.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Hubspot et Gmail, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Gmail perso ou pro.