Archive automatiquement chaque semaine les fiches Airtable obsolètes
Ton Airtable se remplit d’anciennes tâches, de projets et de contacts qui n’ont pas été touchés depuis des mois. Notis archive chaque semaine les fiches obsolètes selon un calendrier, pour garder ton espace propre et ton équipe concentrée sur l’essentiel.
Déclencheur
Planification récurrente
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Action
Delete multiple records
Supprime plusieurs enregistrements d’une table.
Pourquoi c’est utile
Ton Airtable devient un entrepôt de vieilles fiches. Les tâches inactives encombrent tes vues et ton équipe perd du temps à filtrer les anciennes données au lieu de se concentrer sur le travail actif.
- Nettoyage automatique : les anciennes fiches disparaissent selon le calendrier, sans travail manuel
- Espace ciblé : l’équipe ne voit que les fiches actives, ce qui réduit la charge mentale
- Historique préservé : les fiches archivées restent accessibles, simplement masquées des vues actives
- Moins de changements de contexte : plus besoin de filtrer ou de supprimer manuellement les anciennes fiches
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Airtable à Notis, une seule fois.
- 2Crée l’automatisation en demandant à Notis : « Chaque vendredi à 18 h, archive toutes les fiches de ma table Contacts qui n’ont pas été modifiées au cours des 90 derniers jours. »
- 3Choisis ton déclencheur : « Recurring schedule », avec une fréquence hebdomadaire.
- 4Choisis ton canal de notification pour les alertes d’archivage.
- 5Teste en lançant manuellement l’automatisation pour voir quelles fiches seraient archivées, puis ajuste le délai si nécessaire.
Questions sur ce workflow
Comment Notis sait-il qu’une fiche est « obsolète » ?
Notis vérifie la date de dernière modification. Tu définis le seuil : « Si la dernière modification date de plus de 90 jours, archive la fiche. » Notis applique cette règle à toutes les fiches.
Les fiches archivées sont-elles complètement masquées ou restent-elles accessibles dans les recherches ?
Tu choisis. Notis peut déplacer les fiches vers une table Archive, masquée des vues actives mais toujours accessible, ou ajouter une case Archived, visible si tu la recherches mais exclue des vues habituelles.
Puis-je restaurer des fiches archivées si je change d’avis ?
Oui, facilement. Les fiches archivées restent dans Airtable et tu peux les remettre en statut actif quand tu veux. Notis ne supprime rien, il archive uniquement.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Fais ceci · Action
Supprime plusieurs enregistrements d’une table.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Hubspot à Airtable. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Hubspot
Actions Airtable
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Create base
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un enregistrement.
Contact Created Trigger
Se déclenche lorsqu’un contact est créé.
Create Field
Crée un nouveau champ dans une table.
Deal Stage UpdatedTrigger
Se déclenche lorsque l’étape d’une transaction est mise à jour.
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
Create a record (Deprecated)
Crée un enregistrement dans une table ; cette action est obsolète.
Create table
Crée une nouvelle table dans une base.
Create records
Crée jusqu’à 10 enregistrements dans une table.
Delete Comment
Supprime un commentaire d’un enregistrement.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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