Des requêtes de fichiers vers des lignes de base
Définis une requête, comme tous les PDF, tous les contrats clients ou tout le contenu de 2024, et Notis trouve les fichiers correspondants dans Google Drive. Chaque résultat devient automatiquement une ligne de ta base d’inventaire Notion, prête à être suivi et géré.
Déclencheur
New File Matching Query
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier correspondant à une recherche est créé.
Action
Query database
Récupère les pages d’une base de données, avec filtrage, tri et pagination facultatifs.
Pourquoi c’est utile
Des centaines de fichiers correspondant à certains critères, comme des contrats, factures, maquettes ou brouillons, sont dispersés dans Google Drive, sans liste centrale. Pour les suivre, tu dois refaire une recherche manuelle à chaque fois. Tu oublies certains fichiers ou passes à côté de documents importants.
- Crée une base centralisée et consultable de tous les fichiers correspondant à tes critères
- Sache exactement quels fichiers tu as sans rechercher manuellement dans Google Drive
- Suis dans Notion le statut, le responsable et les détails de chaque fichier
- Passe moins de temps à chercher des types de fichiers ou documents précis
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte tes comptes Google Drive et Notion à Notis.
- 2Crée une automatisation avec le prompt : « Trouve dans mon Google Drive tous les fichiers correspondant à cette requête : [tes critères, comme "filetype:pdf" ou "name contains contract"]. Crée une ligne dans une base Notion pour chaque fichier, avec son nom, son type, sa date de création et un lien vers le fichier. »
- 3Sélectionne « New File Matching Query » comme déclencheur et indique tes critères de recherche.
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Teste en lançant l’automatisation, puis vérifie que tous les fichiers correspondants apparaissent comme lignes dans ta base Notion.
Questions sur ce workflow
À quel point ma requête peut-elle être précise ?
Très précise. Tu peux rechercher par nom, type, dossier, responsable, date de modification et bien plus. Exemples : « tous les PDF de mon dossier Contracts », « tous les Docs créés en 2024 », « tous les Sheets partagés avec des collaborateurs externes ».
Cela créera-t-il des doublons si les fichiers correspondent plusieurs fois ?
Notis vérifie les doublons avant de créer de nouvelles lignes. Si un fichier existe déjà dans ta base Notion, aucune autre entrée ne sera créée.
Puis-je programmer une recherche pour trouver les nouveaux fichiers correspondants ?
Oui. Demande à Notis « exécute cette requête chaque jour » ou « chaque semaine » dans le prompt de ton automatisation. Les nouveaux fichiers correspondants seront ajoutés automatiquement à ta base Notion.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Notion
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)
Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add single content block to Notion page (Deprecated)
Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Append raw Notion blocks (advanced API)
Ajoute des blocs API bruts à un parent ; chaque champ texte est limité à 2 000 caractères.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Archive Notion Page
Archive une page dans la corbeille ou la restaure ; les pages à la racine doivent être archivées dans l’interface.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Append code blocks (code, quote, equation)
Ajoute des blocs de code, citation ou équation ; chaque champ de code est limité à 2 000 caractères.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Create comment
Ajoute un commentaire à une page ou à un fil de discussion existant.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Append layout blocks (divider, TOC, columns)
Ajoute des blocs de mise en page, comme des séparateurs, sommaires, fils d’Ariane ou colonnes.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Create Notion Database
Crée une base de données comme sous-page d’une page parente.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Notion, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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