Des fichiers partagés au suivi de projet

Quand un collaborateur partage un fichier avec toi dans Google Drive, Notis crée aussitôt une entrée de suivi dans ta base de données Notion. Tu ne rates plus aucun nouveau projet et tu sais qui t’a envoyé quoi.

Déclencheur

File Shared (Permissions Added)

Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.

Action

Insert row database

Crée une nouvelle page sous forme de ligne dans une base de données.

Pourquoi c’est utile

Les fichiers partagés s’accumulent dans Google Drive. Tu ne sais plus lesquels demandent une action, qui te les a envoyés ni pourquoi. Tes collaborateurs pensent que tu les as bien reçus, mais tu es déjà passé à autre chose. Des semaines plus tard, tu retrouves le fichier et regrettes le retard.

Enregistre chaque fichier partagé dès son arrivée pour ne rien oublier
Vois en un coup d’œil qui a partagé quoi et quand dans ta base de données Notion
Réponds plus vite grâce à des fichiers visibles et organisés dès le premier jour
Clarifie le suivi de la collaboration en gardant une trace de chaque transmission de fichier

Mise en place

Monte-le en quelques étapes simples.

1Connecte tes comptes Google Drive et Notion à Notis. Cette configuration ne se fait qu’une fois.
2Crée une automatisation dans le portail Notis avec ce prompt : « Quand quelqu’un partage un fichier ou un dossier avec moi dans Google Drive, crée une ligne dans ma base de projets Notion avec le nom du fichier, la date du partage et le nom de la personne qui l’a partagé. »
3Choisis « File Shared (Permissions Added) » comme déclencheur.
4Choisis ton canal de notification : Slack, e-mail ou portail.
5Teste en partageant un fichier avec toi-même depuis un autre compte Google, puis vérifie que l’entrée apparaît dans Notion.

Questions sur ce workflow

Les partages internes à l’équipe et ceux des collaborateurs externes sont-ils tous récupérés ?

Oui, Notis récupère tous les nouveaux partages de fichiers, qu’ils viennent de ton équipe ou de collaborateurs externes. Tu peux filtrer par domaine ou par utilisateur dans ton prompt pour ne suivre que certains partages.

Que se passe-t-il si le même fichier est partagé plusieurs fois ?

Notis crée une entrée chaque fois que de nouvelles autorisations sont ajoutées. Pour éviter les doublons, ajoute à ton prompt « Crée une entrée uniquement si ce fichier n’a jamais été partagé avec moi ».

Puis-je enregistrer l’e-mail et l’équipe de la personne qui partage le fichier dans Notion ?

Notis extrait automatiquement le nom et l’adresse e-mail de la personne. Ton prompt peut demander de les enregistrer dans des propriétés Notion distinctes, par exemple « Ajoute son adresse e-mail au champ Collaborateur ».

Quand ceci arrive · Déclencheur

Fais ceci · Action

Créer une automatisation

Déclencheurs et actions pris en charge

Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.

Déclencheurs Google Drive

Actions Notion

Déclencheur récurrent

Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.

DéclencheurPlanifié

Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)

Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.

ActionInstantané

Déclencheur webhook

Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.

DéclencheurInstantané

Add single content block to Notion page (Deprecated)

Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.

ActionInstantané