Audit des autorisations de partage de fichiers

Chaque fois qu’une personne partage un fichier avec de nouveaux collaborateurs, Notis ajoute un commentaire à ta page d’audit Notion avec les détails, qui a obtenu l’accès, quel fichier, quand et de la part de qui. Tu ne te demanderas plus qui peut accéder à quoi.

Déclencheur

File Shared (Permissions Added)

Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.

Action

Create comment

Ajoute un commentaire à une page ou à un fil de discussion existant.

Pourquoi c’est utile

Tu perds la trace des personnes qui ont accès à tes fichiers. Des fichiers sensibles sont partagés sans que tu le saches ni l’approuves. Des semaines plus tard, tu découvres qu’une personne a toujours accès à des données qu’elle ne devrait plus voir. Tu ne peux pas auditer rapidement les autorisations lorsque la sécurité l’exige.

Sache immédiatement quand des fichiers sont partagés et avec qui
Renforce la responsabilité en auditant chaque changement d’autorisation
Réponds rapidement aux questions de contrôle d’accès lors des audits de conformité ou de sécurité
Évite les partages non autorisés en restant au courant de chaque changement

Mise en place

Monte-le en quelques étapes simples.

1Connecte tes comptes Google Drive et Notion à Notis.
2Crée une automatisation avec ce prompt : « Lorsque des fichiers sont partagés dans mon Google Drive, ajoute un commentaire à ma page Notion Audit des autorisations indiquant : le nom du fichier, la personne qui a reçu l’accès, le niveau d’autorisation, lecteur, éditeur, etc., et la date du partage. »
3Sélectionne « File Shared (Permissions Added) » comme déclencheur.
4Choisis ton canal de notification.
5Teste en partageant un fichier avec un collègue, puis vérifie qu’un commentaire d’audit apparaît dans Notion.

Questions sur ce workflow

Puis-je signaler les fichiers sensibles ou les changements d’autorisation ?

Oui. Ajoute à ton prompt : « Si le nom du fichier contient des mots-clés sensibles ou s’il est partagé à l’extérieur, ajoute un point d’exclamation ou un emoji d’avertissement au commentaire. »

Et si je veux voir les changements d’autorisation uniquement pour certains fichiers ?

Modifie ton prompt pour préciser les fichiers à suivre, par exemple : « Consigne uniquement les autorisations des fichiers de mon dossier Confidentiel ou dont le nom contient Client ou Contrat. »

Puis-je révoquer l’accès directement depuis Notion ?

Pas directement, mais tu peux utiliser le commentaire Notion comme rappel pour vérifier et révoquer l’accès. Tu peux aussi configurer une deuxième automatisation pour t’avertir et effectuer l’action manuellement dans Google Drive.

Quand ceci arrive · Déclencheur

Fais ceci · Action

Créer une automatisation

Déclencheurs et actions pris en charge

Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.

Déclencheurs Google Drive

Actions Notion

Déclencheur récurrent

Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.

DéclencheurPlanifié

Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)

Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.

ActionInstantané

Déclencheur webhook

Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.

DéclencheurInstantané

Add single content block to Notion page (Deprecated)

Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.

ActionInstantané