Créer automatiquement des tâches Jira pour les nouveaux fichiers Google Drive
Chaque nouveau fichier trouve sa place dans Jira. Fini les documents orphelins et les livrables oubliés.
Déclencheur
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Action
Create Issue
Crée un bug, une tâche, un récit ou une autre demande dans un projet.
Pourquoi c’est utile
De nouveaux documents s’accumulent dans Google Drive sans ticket correspondant dans Jira, ce qui empêche de suivre les livrables et leur avancement.
- Créer automatiquement une tâche pour chaque nouveau fichier
- Centraliser le suivi des documents et des tickets
- Réduire les livrables oubliés et les documents inutilisés
- Garder une piste d’audit claire entre les fichiers et l’avancement
- Réduire l’administration manuelle des projets
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Jira à Notis.
- 2Crée une automatisation : « Quand un nouveau fichier est créé dans Google Drive, crée une tâche Jira avec le nom du fichier et un lien vers celui-ci. »
- 3Choisis si cela s’applique à tout ton Drive, à un dossier d’équipe ou à certains dossiers de projet. Notis utilise le déclencheur pour se concentrer sur les fichiers correspondants.
- 4Choisis un canal Slack ou une adresse e-mail pour les notifications, puis teste en important un fichier dans Google Drive et en vérifiant que la tâche apparaît.
Questions sur ce workflow
Puis-je limiter cette automatisation à certains types de fichiers, comme les PDF ou les Docs ?
Oui. Précise les types de fichiers dans ton instruction. Par exemple : « quand de nouveaux PDF sont ajoutés au dossier Marketing ».
Les fichiers existants créeront-ils des tâches si j’active cette automatisation maintenant ?
Non. Notis agit uniquement sur les nouveaux événements. Il ne récupère pas les anciens fichiers, sauf si tu lui demandes d’effectuer une analyse unique.
Que faire si j’importe temporairement des fichiers que je ne veux pas suivre ?
Tu peux mettre l’automatisation en pause, ou demander à Notis d’exclure certains dossiers ou modèles de fichiers.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Fais ceci · Action
Crée un bug, une tâche, un récit ou une autre demande dans un projet.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Jira. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Jira
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Attachment
Téléverse et joint un fichier à une demande.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add Comment
Ajoute un commentaire enrichi à une demande existante.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Add Watcher to Issue
Ajoute un utilisateur à la liste de suivi d’une demande.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Add Users to Project Role
Ajoute des utilisateurs et, au besoin, des groupes à un rôle de projet.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Assign Issue
Attribue une demande à un utilisateur ou à la personne par défaut, ou la laisse sans attribution.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Add User to Group
Ajoute un utilisateur à un groupe.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Bulk Create Issues
Crée plusieurs demandes en une seule action.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Create Issue
Crée un bug, une tâche, un récit ou une autre demande dans un projet.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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