Suivre instantanément les autorisations lors d’un partage
Suis qui a accès à quoi dès que tu partages un fichier. Chaque partage crée automatiquement une feuille de suivi dédiée.
Déclencheur
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Action
Add Sheet to Spreadsheet
Pourquoi c’est utile
Tu partages des fichiers avec des collaborateurs, puis tu perds vite la trace des accès. Tu risques alors de trop partager ou de restreindre un fichier par erreur.
- Un historique clair des accès pour la sécurité et la responsabilité
- Moins de risques de partage excessif accidentel
- Intégration et départ simplifiés grâce à un historique précis des autorisations
- Les équipes sujettes au TDAH se souviennent plus facilement des accès nécessaires
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Google Sheets à Notis dans ton portail.
- 2Dis à Notis : « Quand je partage un fichier ou un dossier dans Drive, crée un Google Sheet nommé d’après le fichier, avec des colonnes indiquant qui y a accès, son niveau d’autorisation et la date de partage. »
- 3Sélectionne « File Shared » comme déclencheur.
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Partage un fichier de test, puis vérifie qu’une feuille d’autorisations est créée automatiquement.
Questions sur ce workflow
Puis-je suivre les autorisations des fichiers déjà partagés ?
Cette automatisation suit les nouveaux partages. Pour les fichiers existants, tu peux lancer manuellement un import unique ou demander à Notis de configurer une synchronisation planifiée.
Que se passe-t-il si je partage avec une grande équipe en une fois ?
Notis enregistrera tous les destinataires dans la feuille de suivi pour que tu voies facilement l’ensemble du groupe ayant obtenu l’accès.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Fais ceci · Action
Ajoute une feuille quadrillée avec lignes et colonnes à un tableur existant.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Google Sheets. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Google Sheets
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Sheet to Existing Spreadsheet
Ajoute une feuille quadrillée avec lignes et colonnes à un tableur existant.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Aggregate Column Data
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Append Dimension
Ajoute des lignes ou des colonnes vides à la fin d’une feuille.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Batch get spreadsheet
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Auto-Resize Rows or Columns
Ajuste automatiquement la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes à leur contenu.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Batch Update Values by Data Filter
Met à jour les valeurs des plages correspondant aux filtres.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Clear Basic Filter
Supprime le filtre de base d’une feuille.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Batch update spreadsheet (Deprecated)
Écrit ou ajoute des valeurs dans une seule plage, en agrandissant la grille si besoin.
Conditions et précisions
Cette action est obsolète. Elle écrit les valeurs dans une seule plage d’une feuille existante ou les ajoute sous forme de nouvelles lignes si aucun emplacement de départ n’est indiqué. Chaque exécution couvre une seule plage ; la modification de plusieurs plages nécessite des exécutions distinctes. La feuille cible doit déjà exister et le classeur doit contenir au moins une feuille de calcul. La grille s’agrandit automatiquement si un grand volume de données nécessite davantage d’espace.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Google Sheets, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Sheets perso ou pro.