Suivi en direct de l’inventaire des fichiers Drive
Chaque fichier que tu crées dans Drive apparaît instantanément dans ta feuille d’inventaire avec son nom, sa taille, sa date de création et son propriétaire, sans journalisation manuelle.
Déclencheur
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Action
Batch get spreadsheet
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
Pourquoi c’est utile
Tu perds la trace des fichiers présents dans Drive et de leurs dossiers. Il devient difficile de retrouver les documents importants et de repérer les doublons.
- Crée un inventaire consultable et à jour de tous les fichiers Drive
- Réduit le temps passé à chercher des fichiers dans les dossiers
- Aide à repérer les doublons et les versions obsolètes
- Améliore l’organisation des fondateurs neuroatypiques qui bénéficient de listes structurées
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Google Sheets à Notis.
- 2Crée une feuille d’inventaire avec des colonnes pour le nom du fichier, le chemin du dossier, la taille, la date de création et le propriétaire.
- 3Dis à Notis : « Lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive, ajoute-le à ma feuille d’inventaire avec ses métadonnées, nom, taille, date et propriétaire. »
- 4Sélectionne « File Created » comme déclencheur.
- 5Fais un test en créant un fichier dans Drive et vérifie qu’il apparaît dans ton inventaire.
Questions sur ce workflow
Puis-je inclure les fichiers déjà présents dans Drive ?
Cette automatisation suit les nouveaux fichiers à partir de maintenant. Pour créer un inventaire initial des fichiers existants, tu peux demander à Notis de lancer un import unique.
Quelles métadonnées sont récupérées ?
Par défaut : nom du fichier, chemin du dossier, type, taille, date de création et propriétaire. Dis à Notis si tu veux ajouter d’autres champs.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Fais ceci · Action
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Google Sheets. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Google Sheets
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Sheet to Existing Spreadsheet
Ajoute une feuille quadrillée avec lignes et colonnes à un tableur existant.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Aggregate Column Data
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Append Dimension
Ajoute des lignes ou des colonnes vides à la fin d’une feuille.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Batch get spreadsheet
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Auto-Resize Rows or Columns
Ajuste automatiquement la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes à leur contenu.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Batch Update Values by Data Filter
Met à jour les valeurs des plages correspondant aux filtres.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Clear Basic Filter
Supprime le filtre de base d’une feuille.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Batch update spreadsheet (Deprecated)
Écrit ou ajoute des valeurs dans une seule plage, en agrandissant la grille si besoin.
Conditions et précisions
Cette action est obsolète. Elle écrit les valeurs dans une seule plage d’une feuille existante ou les ajoute sous forme de nouvelles lignes si aucun emplacement de départ n’est indiqué. Chaque exécution couvre une seule plage ; la modification de plusieurs plages nécessite des exécutions distinctes. La feuille cible doit déjà exister et le classeur doit contenir au moins une feuille de calcul. La grille s’agrandit automatiquement si un grand volume de données nécessite davantage d’espace.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Google Sheets, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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