Agrégation automatique des métriques des fichiers Drive
Un nouveau fichier dans Drive ? Notis met automatiquement à jour ta feuille de métriques avec les nombres, moyennes et totaux, sans mise à jour manuelle.
Déclencheur
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Action
Aggregate Column Data
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Pourquoi c’est utile
Tu suis manuellement les métriques de tes fichiers, comme leur nombre ou leur taille totale, mais elles deviennent vite obsolètes et peu fiables.
- Maintient des métriques de fichiers exactes sans comptage manuel
- Réduit le temps consacré à la mise à jour des statistiques récapitulatives
- T’aide à repérer rapidement les problèmes de stockage ou la multiplication des fichiers
- Réduit l’inquiétude liée à des données qui ne seraient plus à jour
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Google Sheets à Notis.
- 2Crée une feuille de métriques avec des colonnes pour le nombre de fichiers, l’espace de stockage total utilisé, les fichiers par type et la date.
- 3Dis à Notis : « Quand un nouveau fichier est créé, mets à jour ma ligne de métriques avec le nouveau nombre de fichiers et la taille totale de tous les fichiers. »
- 4Sélectionne « File Created » comme déclencheur.
- 5Teste en créant un fichier dans Drive et vérifie que tes métriques sont mises à jour automatiquement.
Questions sur ce workflow
Combien de temps faut-il pour mettre les métriques à jour ?
En général, quelques secondes après la création du fichier. Notis lance le calcul dès que le déclencheur se produit.
Puis-je agréger les données par type de fichier ou par dossier ?
Oui. Demande à Notis de ventiler les métriques par type, par exemple « Compte séparément les PDF et les Docs », ou par dossier.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Fais ceci · Action
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Google Sheets. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Google Sheets
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Sheet to Existing Spreadsheet
Ajoute une feuille quadrillée avec lignes et colonnes à un tableur existant.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Aggregate Column Data
Trouve les lignes correspondant à une valeur et calcule des résultats à partir d’une autre colonne.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Append Dimension
Ajoute des lignes ou des colonnes vides à la fin d’une feuille.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Batch get spreadsheet
Récupère les données de plages choisies dans une feuille de calcul.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Auto-Resize Rows or Columns
Ajuste automatiquement la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes à leur contenu.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Batch Update Values by Data Filter
Met à jour les valeurs des plages correspondant aux filtres.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Clear Basic Filter
Supprime le filtre de base d’une feuille.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Batch update spreadsheet (Deprecated)
Écrit ou ajoute des valeurs dans une seule plage, en agrandissant la grille si besoin.
Conditions et précisions
Cette action est obsolète. Elle écrit les valeurs dans une seule plage d’une feuille existante ou les ajoute sous forme de nouvelles lignes si aucun emplacement de départ n’est indiqué. Chaque exécution couvre une seule plage ; la modification de plusieurs plages nécessite des exécutions distinctes. La feuille cible doit déjà exister et le classeur doit contenir au moins une feuille de calcul. La grille s’agrandit automatiquement si un grand volume de données nécessite davantage d’espace.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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