Bloque chaque mois du temps pour auditer tes fichiers partagés
Le premier lundi du mois, Notis bloque du temps pour auditer tes fichiers partagés, rester organisé et ne pas perdre d’anciens éléments importants.
Déclencheur
Planification récurrente
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Action
Quick Add Event
Crée un événement simple à partir d’une description en langage naturel.
Pourquoi c’est utile
Les fichiers sont constamment partagés avec toi, mais tu ne les audites jamais. Les documents importants se perdent et ton organisation se dégrade.
- Un créneau d’audit mensuel régulier pour les fichiers partagés
- Éviter que les fichiers importants soient oubliés
- Réduire l’encombrement de Drive au fil du temps
- Une vision plus claire des collaborations en attente
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Google Calendar.
- 2Crée une automatisation : demande à Notis « Le premier lundi de chaque mois à 10 h, bloque 1 h 30 pour auditer les fichiers partagés avec moi. »
- 3Sélectionne un déclencheur mensuel récurrent à l’heure de ton choix.
- 4Définis ton agenda et la durée, généralement entre 1 et 2 heures.
- 5Choisis ton canal de notification.
- 6Fais un test après un mois pour vérifier que le bloc récurrent apparaît.
Questions sur ce workflow
Puis-je changer le jour ou l’heure de l’audit mensuel ?
Bien sûr. Demande à Notis de le déplacer à un autre jour ou une autre heure qui te conviennent mieux.
Que dois-je faire pendant ce créneau d’audit ?
Relis les fichiers partagés, déplace les éléments importants dans les dossiers de projet, supprime les doublons et note les suivis nécessaires. Notis peut te guider.
Le créneau sera-t-il bloqué même si j’ai peu de fichiers partagés ?
Par défaut, oui. Tu peux le sauter certains mois ou demander à Notis d’ajuster la durée selon le nombre réel de fichiers.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Fais ceci · Action
Crée un événement simple à partir d’une description en langage naturel.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Google Calendar. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Google Calendar
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Insert Calendar into List
Ajoute un agenda existant à ta liste pour qu’il apparaisse dans l’interface.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Delete ACL Rule
Supprime une règle d’accès à un agenda et retire les autorisations de partage associées.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Update Calendar List Entry
Modifie l’affichage d’un agenda dans ta liste, notamment sa couleur, sa visibilité et ses rappels.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Get ACL Rule
Récupère une règle d’accès à un agenda pour en vérifier les autorisations.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Delete Calendar
Supprime définitivement et irréversiblement un agenda secondaire et tout son contenu.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Create ACL Rule
Crée une règle d’accès à un agenda pour accorder des autorisations de partage.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Update Calendar
Modifie les détails d’un agenda ; les détails facultatifs omis sont effacés.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Clear Calendar
Supprime tous les événements de ton agenda principal, sans supprimer l’agenda.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Drive et Google Calendar, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Calendar perso ou pro.