Créer un enregistrement d’accès Airtable pour chaque nouveau partage Drive
La multiplication des accès reste invisible jusqu’au jour où elle devient un problème. Notis détecte chaque nouvel accès accordé dans Drive et l’enregistre dans Airtable, pour te fournir un journal des accès sans travail manuel.
Déclencheur
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Action
Create a record
Pourquoi c’est utile
Tu ne sais plus qui peut voir quels fichiers, et tu n’as aucun historique simple de la date à laquelle l’accès a été accordé.
- Un journal toujours à jour de chaque accès accordé, créé automatiquement
- Une visibilité prête pour les audits sans entretien de feuille de calcul
- Repère les partages excessifs avant qu’ils ne deviennent un problème de sécurité
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Drive et Airtable à Notis une seule fois depuis le portail.
- 2Ouvre Automatisations dans le portail et clique sur Nouvelle automatisation.
- 3Écris le prompt : quand une nouvelle autorisation de partage est ajoutée à un fichier Google Drive, crée un enregistrement dans mon journal des accès Airtable.
- 4Choisis le déclencheur File Shared et définis un canal pour les rapports d’exécution.
- 5Partage un fichier de test et vérifie que l’enregistrement d’accès apparaît dans Airtable.
Questions sur ce workflow
Est-ce que les personnes ajoutées sont identifiées ?
Oui. Le déclencheur transmet les détails de la nouvelle autorisation, donc Notis peut enregistrer la personne qui a obtenu l’accès.
Les partages ajoutés puis retirés rapidement sont-ils détectés ?
Les autorisations ajoutées et retirées entre deux vérifications sans autre modification du fichier peuvent ne pas être détectées, selon le modèle de changements de Drive.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Fais ceci · Action
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Drive à Airtable. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Drive
Actions Airtable
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Create base
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un enregistrement.
Comment Added (Docs/Sheets/Slides)
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à un document, une feuille ou une présentation.
Create Field
Crée un nouveau champ dans une table.
File Created
Se déclenche lorsqu’un nouveau fichier est créé dans Drive.
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
File Deleted or Trashed
Se déclenche lorsqu’un fichier est placé dans la corbeille ou supprimé définitivement.
Create a record (Deprecated)
Crée un enregistrement dans une table ; cette action est obsolète.
File Shared (Permissions Added)
Se déclenche lorsqu’un nouvel accès est accordé à un fichier ou à un dossier.
Create table
Crée une nouvelle table dans une base.
File Updated
Se déclenche lorsque le contenu ou les métadonnées d’un fichier changent.
Create records
Crée jusqu’à 10 enregistrements dans une table.
Google Drive Changes
Se déclenche lorsque des changements sont détectés dans Drive.
Delete Comment
Supprime un commentaire d’un enregistrement.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Airtable perso ou pro.