Partager automatiquement les documents quand les participants confirment
Tu ne devrais pas avoir à partager manuellement les fichiers avec chaque personne qui accepte. Quand un participant confirme sa présence, Notis lui partage automatiquement le dossier ou les documents de la réunion.
Déclencheur
Attendee Response Changed
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Action
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Pourquoi c’est utile
Suivre les confirmations et partager manuellement les fichiers avec chaque personne te fait perdre ton attention. Les fichiers sont parfois partagés avec les mauvaises personnes, ou quelqu’un est complètement oublié.
- Les participants accèdent immédiatement aux documents de la réunion.
- Tu élimines le suivi manuel de qui a confirmé et de qui a besoin d’un accès.
- Tu réduis les partages de dernière minute avant la réunion.
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Google Calendar et Google Drive à Notis.
- 2Dis à Notis : « Partage mon dossier de réunion avec les participants quand ils acceptent l’invitation », ou crée cette automatisation dans le portail.
- 3Sélectionne le déclencheur « Attendee Response Changed ». Tu peux filtrer les réponses « accepted ».
- 4Indique le fichier ou le dossier à partager et le niveau d’accès, lecture, commentaire ou modification.
- 5Teste en invitant quelqu’un, en lui faisant accepter l’invitation, puis vérifie que les fichiers apparaissent dans son Drive.
Questions sur ce workflow
Puis-je partager des fichiers différents avec différents participants ?
Oui. Si tu utilises des dossiers distincts selon le type d’événement ou le rôle, Notis peut sélectionner le bon dossier en fonction des détails de l’événement indiqués dans ton prompt d’automatisation.
Que se passe-t-il si quelqu’un refuse, peux-tu retirer son accès ?
Pas automatiquement pour le moment, mais tu peux surveiller les réponses négatives et gérer les droits manuellement, ou demander à Notis de le faire dans une prochaine mise à jour.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Google Calendar à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Google Calendar
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Attendee Response Changed
Se déclenche lorsqu’une personne accepte, refuse ou répond de façon provisoire à une invitation.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
Event Canceled or Deleted
Se déclenche lorsqu’un événement est annulé ou supprimé.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Event Starting Soon
Se déclenche peu avant le début d’un événement, selon le délai défini.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Calendar Event Changes
Se déclenche en temps réel lorsqu’un événement change.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Event Created
Se déclenche lorsqu’un nouvel événement est créé.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Calendar Event Sync
Récupère les informations complètes des événements par vérification périodique.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Google Calendar et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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