Ne laisse plus passer aucune tâche à faire
Les e-mails contiennent souvent des tâches à faire cachées au milieu des paragraphes : « Peux-tu m’envoyer le contrat vendredi ? » ou « Relis ce document et dis-moi ce que tu en penses. » Sans extraction active, elles deviennent invisibles et s’oublient. Ce workflow repère automatiquement les tâches à faire dans les e-mails reçus et les ajoute à ta liste Notion, pour que rien ne passe entre les mailles du filet.
Déclencheur
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Action
Insert row database
Crée une nouvelle page sous forme de ligne dans une base de données.
Pourquoi c’est utile
Les tâches à faire dans les e-mails demandent un traitement actif : lire attentivement, reconnaître la demande, penser à l’extraire, puis l’ajouter à ton système de tâches. Beaucoup de fondateurs neuroatypiques oublient cette étape et se retrouvent surchargés, sans savoir ce qu’ils ont promis.
- Chaque tâche à faire d’un e-mail devient automatiquement une tâche à suivre
- Tu n’as plus besoin de relire tes e-mails pour te rappeler tes engagements
- Les tâches sont horodatées et reliées à l’e-mail d’origine pour garder le contexte
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Gmail et Notion à Notis.
- 2Dis à Notis : « Quand je reçois un e-mail, repère les tâches à faire ou les demandes qui me concernent, comme Peux-tu, Envoie-moi, Relis ceci, etc., et crée une tâche dans ma base de tâches avec l’action, la date d’échéance si elle est mentionnée et l’expéditeur. »
- 3Notis te demandera de vérifier un exemple pour confirmer qu’il repère correctement les tâches à faire.
- 4Choisis ta base de tâches Notion et précise les propriétés, comme Tâche, Date d’échéance, Priorité et Assigné par.
- 5Sélectionne ton canal de notification, puis envoie un e-mail de test avec des tâches explicites pour vérifier le workflow.
Questions sur ce workflow
Que se passe-t-il si l’e-mail ne précise pas de date d’échéance ?
Notis crée la tâche sans date d’échéance. Tu peux aussi lui demander de signaler les demandes qui semblent urgentes ou de définir une échéance par défaut, par exemple : « Si aucune date n’est mentionnée, considère que l’échéance est dans 48 heures. »
Que faire si je reçois de faux positifs, des phrases qui ressemblent à des tâches sans en être ?
Notis apprend de tes retours. Demande-lui d’être plus prudent : « Extrais une tâche uniquement si l’expéditeur dit explicitement Peux-tu, Envoie ou Fais ceci », au lieu de deviner.
Puis-je attribuer ces tâches à mon équipe ?
Oui. Si l’e-mail vient d’un membre de l’équipe qui te demande de faire quelque chose, demande à Notis de l’indiquer comme tâche qui t’est attribuée. Si tu transfères un e-mail à ton équipe, Notis peut aussi créer des tâches qui leur sont attribuées.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Gmail à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Gmail
Actions Notion
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)
Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add single content block to Notion page (Deprecated)
Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Append raw Notion blocks (advanced API)
Ajoute des blocs API bruts à un parent ; chaque champ texte est limité à 2 000 caractères.
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Archive Notion Page
Archive une page dans la corbeille ou la restaure ; les pages à la racine doivent être archivées dans l’interface.
Append code blocks (code, quote, equation)
Ajoute des blocs de code, citation ou équation ; chaque champ de code est limité à 2 000 caractères.
Create comment
Ajoute un commentaire à une page ou à un fil de discussion existant.
Append layout blocks (divider, TOC, columns)
Ajoute des blocs de mise en page, comme des séparateurs, sommaires, fils d’Ariane ou colonnes.
Create Notion Database
Crée une base de données comme sous-page d’une page parente.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Gmail et Notion, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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