Vérifier automatiquement les autorisations Drive à l’envoi d’e-mails clients
Tu envoies un e-mail à un client, et Notis vérifie instantanément qui peut accéder à tes fichiers partagés. Tu es alerté avant qu’un problème d’autorisation ne crée un malentendu.
Déclencheur
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Action
List Permissions
Liste les autorisations d’un fichier ou d’un Drive partagé.
Pourquoi c’est utile
Tu partages des fichiers avec des clients, puis tu réalises que tu en as trop partagé ou que l’accès à des fichiers clés manque. La gestion des autorisations est fastidieuse, alors elle passe à la trappe et crée des risques de sécurité ou des collaborations bloquées.
- Auditer automatiquement les autorisations des fichiers à l’envoi d’un e-mail client
- Éviter de partager par erreur des fichiers sensibles
- Repérer les accès manquants avant que les clients ne se plaignent
- Réduire les risques de sécurité grâce à des vérifications régulières
- Supprimer la vérification manuelle des autorisations
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Gmail et Google Drive à Notis
- 2Crée des dossiers Drive pour tes différents niveaux de confidentialité client, par exemple Client confidentiel ou Public
- 3Demande à Notis : « Quand j’envoie un e-mail à un client, vérifie qui peut accéder à mon Drive et préviens-moi si ce client n’a pas accès à son dossier de projet ou s’il peut accéder à des fichiers restreints »
- 4Choisis « Email Sent » comme déclencheur
- 5Reçois une alerte Notis si les autorisations doivent être ajustées
- 6Tu peux aussi demander à Notis de corriger automatiquement les autorisations si tu fais confiance aux règles
Questions sur ce workflow
Notis peut-il corriger les autorisations ou seulement m’alerter ?
Les deux. Tu peux lui demander d’accorder automatiquement l’accès ou simplement de te prévenir pour que tu vérifies d’abord.
Que se passe-t-il si j’ai volontairement limité l’accès d’un client ?
Notis apprend ton intention avec le temps, mais tu peux toujours remplacer sa décision ou ajuster les autorisations manuellement.
Cela fonctionne-t-il pour les fichiers sensibles ?
Oui. Notis peut repérer les fichiers restreints et vérifier que seules les personnes autorisées y ont accès.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Fais ceci · Action
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Gmail à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Gmail
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Gmail et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Google Drive perso ou pro.