Alloue automatiquement le temps de l’équipe depuis les demandes par e-mail
Un membre de l’équipe t’écrit pour demander du temps sur un projet prioritaire. Notis crée une allocation dans Asana et bloque ce temps dans son calendrier, pour que la capacité reste visible et réaliste.
Déclencheur
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Action
Create Allocation
Crée une allocation du temps d’un utilisateur à une tâche ou un projet.
Pourquoi c’est utile
Les fondateurs surestiment la capacité de l’équipe, car les demandes reçues par e-mail ne sont pas officiellement allouées. Cela entraîne de l’épuisement et des délais manqués.
- Les allocations de temps sont créées automatiquement depuis les demandes par e-mail
- La capacité de l’équipe devient transparente et réaliste
- Tu évites les doubles réservations en suivant les allocations de chacun
- Le fondateur voit les disponibilités de l’équipe sans mise à jour manuelle
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte les intégrations Gmail et Asana.
- 2Crée une automatisation : « Quand quelqu’un m’écrit pour demander du temps sur un projet, crée une allocation pour cette personne et ce projet. »
- 3Utilise « New Gmail Message Received » comme déclencheur.
- 4Notis extraira de l’e-mail la personne, le projet et la durée.
- 5Teste en t’envoyant un e-mail ou à un membre de l’équipe pour demander du temps sur un projet précis, puis vérifie qu’une allocation apparaît dans Asana sous une minute.
Questions sur ce workflow
Comment Notis sait-il combien de temps allouer ?
Il recherche les mentions de durée dans l’e-mail, comme « 20 heures » ou « la moitié du temps ». Si ce n’est pas clair, Notis te demandera une précision.
Puis-je définir une durée d’allocation par défaut ?
Oui. Dis à Notis : « Si aucune durée n’est mentionnée, alloue 10 heures par semaine », et il utilisera cette valeur par défaut.
Que se passe-t-il si la personne n’a pas encore de compte Asana ?
Notis t’alertera et te proposera de l’ajouter d’abord. Une fois la personne dans Asana, tu peux relancer l’automatisation.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Fais ceci · Action
Crée une allocation du temps d’un utilisateur à une tâche ou un projet.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Gmail à Asana. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Gmail
Actions Asana
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add Followers to Task
Ajoute des abonnés à une tâche et les informe des mises à jour.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add Followers to Project
Ajoute des abonnés au projet, avertis lorsque des tâches y sont ajoutées.
Email Sent
Se déclenche lorsque tu envoies un e-mail.
Add Supporting Relationship to Goal
Lie un projet, une tâche, un portefeuille ou un objectif en soutien à un objectif.
New Gmail Message Received Trigger
Se déclenche lorsqu’un nouveau message arrive dans Gmail.
Add task to section
Ajoute une tâche existante à une section.
Add item to portfolio
Ajoute un projet ou un autre élément pris en charge à un portefeuille.
Create Allocation
Crée une allocation du temps d’un utilisateur à une tâche ou un projet.
Add Members to Project
Ajoute des membres au projet, qui peuvent le consulter et y contribuer.
Create a project
Crée un projet dans un espace de travail.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Gmail et Asana, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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Sans carte bancaire. Fonctionne avec Asana perso ou pro.