Garde un historique des partages dans Notion
Les fichiers sont partagés avec des autorisations et des dates d’expiration différentes, mais il n’est pas facile de garder un historique. Notis enregistre chaque changement de lien partagé dans Notion pour assurer transparence et conformité.
Déclencheur
File Shared Link Changed
Se déclenche lorsque les paramètres du lien partagé d’un fichier changent.
Action
Insert row database
Crée une nouvelle page sous forme de ligne dans une base de données.
Pourquoi c’est utile
Tu ne sais pas quand ni comment les fichiers ont été partagés, ni quand les liens partagés expirent. Quelqu’un garde un accès qui devrait être supprimé, ou un lien cesse soudainement de fonctionner.
- Un historique complet de qui a partagé quoi et quand
- Repère rapidement les liens non autorisés ou expirés
- Réduis les risques de sécurité liés aux fichiers trop largement partagés
- Un registre de transparence Notion prêt pour les audits
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Box et Notion à Notis.
- 2Dis à Notis : « Quand un lien partagé sur mon fichier Box change, enregistre le changement dans ma base d’audit Notion. »
- 3Choisis le déclencheur : File Shared Link Changed (sélectionne ton fichier ou dossier Box).
- 4Notis ajoutera des détails comme les nouvelles autorisations, la date d’expiration et l’heure du changement.
- 5Modifie un lien partagé dans Box et vérifie que le changement apparaît dans ton journal d’audit Notion.
Questions sur ce workflow
Quels détails sont enregistrés ?
Notis capture le nouveau niveau d’accès, la date d’expiration, l’état de protection par mot de passe et l’heure du changement. Si un mot de passe est défini, Notis n’enregistre pas sa valeur, seulement le fait qu’il a changé.
Puis-je créer une alerte si un fichier est partagé avec « n’importe qui » ?
Oui. Demande à Notis de signaler dans Notion les partages à haut risque, comme l’accès « public », avec une étiquette rouge pour les repérer immédiatement.
Les suppressions de partage sont-elles aussi enregistrées ?
Oui. Quand un lien partagé expire ou est désactivé, Notis l’enregistre également.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Box à Notion. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Box
Actions Notion
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add multiple content blocks (bulk, user-friendly)
Ajoute des blocs de contenu comme éléments d’un bloc parent.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Add single content block to Notion page (Deprecated)
Ajoute un bloc à une page ou un bloc ; les textes de plus de 2 000 caractères sont répartis en blocs.
Collaboration Details Changed
Se déclenche lorsque les détails d’une collaboration changent.
Append raw Notion blocks (advanced API)
Ajoute des blocs API bruts à un parent ; chaque champ texte est limité à 2 000 caractères.
Comment Changed
Se déclenche lorsque le contenu ou les détails d’un commentaire changent.
Archive Notion Page
Archive une page dans la corbeille ou la restaure ; les pages à la racine doivent être archivées dans l’interface.
New File Comment Added
Se déclenche lorsqu’un nouveau commentaire est ajouté à un fichier.
Append code blocks (code, quote, equation)
Ajoute des blocs de code, citation ou équation ; chaque champ de code est limité à 2 000 caractères.
File Metadata Changed
Se déclenche lorsque les métadonnées ou les propriétés d’un fichier changent.
Create comment
Ajoute un commentaire à une page ou à un fil de discussion existant.
File Shared Link Changed
Se déclenche lorsque les paramètres du lien partagé d’un fichier changent.
Append layout blocks (divider, TOC, columns)
Ajoute des blocs de mise en page, comme des séparateurs, sommaires, fils d’Ariane ou colonnes.
New File Version Uploaded
Se déclenche lorsqu’une nouvelle version est téléversée vers un fichier.
Create Notion Database
Crée une base de données comme sous-page d’une page parente.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Box et Notion, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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