Ajuster automatiquement les autorisations selon l’avancement
La tâche passe en Review ? Notis donne automatiquement à l’équipe de revue l’accès en modification au fichier Drive. Elle passe à Done ? Les autorisations passent en lecture seule pour l’archivage. Une gestion intelligente et automatique.
Déclencheur
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Action
Update Permission
Modifie une autorisation existante sur un fichier ou un Drive partagé.
Pourquoi c’est utile
Les fondateurs neuroatypiques ajustent souvent les autorisations manuellement, oublient de le faire ou donnent l’accès trop tôt ou trop tard. Un partage excessif ou insuffisant crée des blocages et des risques de sécurité.
- Les parties prenantes ont accès exactement quand il le faut
- Aucune gestion manuelle des autorisations
- Moins de partage excessif et de blocages
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Google Drive à Notis.
- 2Crée l’automatisation : dis à Notis « Quand une tâche Asana passe en Review, donne à [review-team-email] l’accès en modification. Quand elle passe à Done, passe l’accès en lecture seule. »
- 3Sélectionne « Task Moved to Section » comme déclencheur.
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Teste en faisant passer une tâche Asana par plusieurs sections et vérifie que les autorisations se mettent à jour dans Drive.
Questions sur ce workflow
Puis-je appliquer des règles différentes selon le type de tâche ?
Oui. Dis à Notis « Les tâches Design donnent accès à l’équipe Design, les tâches Finance à l’équipe Finance », selon le projet ou le tag.
Quels niveaux d’autorisation sont pris en charge ?
Lecteur, lecture seule, Commentateur, lecture et commentaires, et Éditeur, modification complète. Précise le niveau dans ton prompt.
Que se passe-t-il si quelqu’un a déjà accès ?
Notis met à jour son niveau d’autorisation ou le laisse inchangé s’il est déjà suffisant. Précise : « Passe en modification si la personne est actuellement en lecture seule. »
Puis-je retirer automatiquement l’accès ?
Oui, si nécessaire. Ajoute : « Quand la tâche passe à Done, retire l’accès aux parties prenantes externes, mais garde celui de l’équipe interne. »
Qu’en est-il des Drive partagés et des fichiers personnels ?
Les deux sont pris en charge. Notis gère les Drive partagés comme les fichiers Drive personnels.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Asana et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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