Crée automatiquement un inventaire des pièces jointes
Chaque pièce jointe ajoutée dans Asana est enregistrée automatiquement dans une feuille d’inventaire Google Drive : nom, type, date d’ajout, tâche associée. Ne perds plus jamais la trace d’une ressource.
Déclencheur
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Action
Find file
Recherche des fichiers et des dossiers dans Drive.
Pourquoi c’est utile
Les fondateurs neurodivergents accumulent souvent des pièces jointes dispersées dans différentes tâches et oublient ce qui existe ou où le trouver. Sans inventaire, retrouver une ressource prend parfois plus de temps que de la recréer.
- Un inventaire central de toutes tes ressources
- Une liste consultable de tout ce qui a été joint
- Des ressources faciles à retrouver et à réutiliser
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Google Drive à Notis.
- 2Crée l’automatisation en disant à Notis « Quand un fichier est joint à une tâche Asana, ajoute-le à une feuille Google appelée Resource Inventory avec les colonnes nom du fichier, type, date, tâche et lien vers le fichier. »
- 3Sélectionne « Attachment Added to Task » comme déclencheur.
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Teste en joignant des fichiers à quelques tâches Asana, puis vérifie qu’ils apparaissent dans la feuille d’inventaire.
Questions sur ce workflow
Puis-je organiser l’inventaire par projet ou par catégorie ?
Oui. Ajoute une colonne pour le projet ou la catégorie et Notis la remplira selon la tâche ou les métadonnées du fichier.
Les liens vers les fichiers sont-ils inclus ?
Oui, si les fichiers sont dans Google Drive. Notis peut aussi inclure les liens vers les tâches Asana.
Que se passe-t-il si le même fichier est joint à plusieurs tâches ?
Il apparaît une fois par tâche dans l’inventaire. Tu peux aussi dire à Notis « Liste chaque fichier unique une seule fois et indique combien de tâches l’utilisent. »
Puis-je supprimer automatiquement les entrées lorsqu’un fichier est supprimé ?
Pas automatiquement, mais tu peux supprimer les lignes manuellement ou demander à Notis « Marque les fichiers comme supprimés s’ils ne sont plus dans Asana. »
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Asana et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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