Partager automatiquement les dossiers quand tu ajoutes un tag de revue
Ajoute le tag « Client Review » ou « Needs Feedback » à une tâche Asana et Notis partage automatiquement le dossier avec les bonnes personnes. Plus besoin d’envoyer des e-mails pour demander l’accès.
Déclencheur
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Action
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Pourquoi c’est utile
Les fondateurs neurodivergents oublient souvent de partager les fichiers avec les parties prenantes jusqu’au dernier moment, ou font deux fois le travail en envoyant manuellement des liens. Cela crée des retards et de la confusion sur les accès.
- Les parties prenantes obtiennent l’accès dès que tu ajoutes le tag de revue
- Plus d’oubli ni de partage précipité au dernier moment
- Une intention claire : le tag indique qui a besoin de quoi
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Google Drive à Notis.
- 2Crée l’automatisation : demande à Notis « Quand j’ajoute le tag Client Review à une tâche, partage le dossier Google Drive avec [e-mail du client] et donne-lui les droits de modification. »
- 3Choisis « Tag Added to Task » comme déclencheur.
- 4Sélectionne ton canal de notification.
- 5Teste en ajoutant un tag à une tâche Asana et vérifie que le partage a bien été effectué dans Drive.
Questions sur ce workflow
Puis-je associer des tags différents à des personnes différentes ?
Oui. Demande à Notis « le tag Client partage avec client-email, le tag Interne partage avec team-email ». Chaque tag peut déclencher une règle de partage différente.
Quel niveau d’autorisation faut-il accorder ?
Tu le contrôles dans le prompt : « Donne les droits de modification » pour un éditeur, « Lecture seule » pour un lecteur, etc. Notis suit ton instruction.
Que se passe-t-il si la personne a déjà accès ?
Notis mettra à jour son autorisation pour appliquer ta nouvelle demande, ou ne fera rien si elle possède déjà ce niveau d’accès.
Puis-je identifier quelqu’un par son nom au lieu de configurer des tags ?
Non, le système de tags d’Asana repose sur les tags, pas sur les personnes. Les tags comme « Client Review » ou « Legal » fonctionnent le mieux. Notis les associe aux bonnes personnes selon ta configuration.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Google Drive. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Google Drive
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Add file sharing preference
Modifie les accès à un fichier en mettant à jour ses autorisations de partage.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Copy file
Crée une copie d’un fichier existant dans le même dossier.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Insert File Parent (v2)
Ajoute un dossier parent à un fichier.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un fichier.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Insert Property (v2 API)
Ajoute ou modifie des métadonnées personnalisées sur un fichier.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Create Shared Drive
Crée un Drive partagé pour collaborer ou stocker des fichiers.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Batch Get Spreadsheet Values
Lit plusieurs plages d’un tableur en une seule requête.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Create File or Folder
Crée un fichier ou un dossier, avec du contenu importé si besoin.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
Asana et Google Drive, ou toute autre combinaison parmi 1 500+ intégrations.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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