Rééquilibrer la charge chaque semaine et mettre à jour les capacités
Chaque lundi matin, Notis compte les tâches ouvertes de chaque membre de l’équipe dans Asana et met à jour ton tableau de capacité Airtable. Aucun comptage manuel, seulement des données fraîches pour rééquilibrer.
Déclencheur
Planification récurrente
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Action
Update multiple records
Met à jour plusieurs enregistrements d’une table.
Pourquoi c’est utile
Tu as une idée vague de qui est surchargé, mais aucune donnée solide. Tu ne rééquilibres pas systématiquement avant qu’une personne craque, et la capacité reste invisible.
- Vois chaque semaine la répartition réelle de la charge
- Rééquilibre de façon préventive
- Répartis le travail équitablement
- Vois la santé de l’équipe en un coup d’œil
Mise en place
Monte-le en quelques étapes simples.
- 1Connecte Asana et Airtable à Notis, une seule fois.
- 2Dis à Notis : « Chaque lundi à 9 h, compte le nombre de tâches ouvertes de chaque membre de l’équipe dans Asana et mets à jour le nombre de tâches dans ma table Airtable de capacité d’équipe. »
- 3Définis ton fuseau horaire.
- 4Choisis ton canal de notification.
- 5Lance l’automatisation manuellement et vérifie que les nombres de tâches se mettent à jour dans Airtable.
Questions sur ce workflow
Cela compte-t-il uniquement les tâches attribuées, ou aussi celles sans responsable ?
C’est toi qui choisis. Demande à Notis de compter uniquement les tâches attribuées ou d’inclure le backlog, selon ce qui compte pour ton rééquilibrage.
Que se passe-t-il si quelqu’un est absent ou en congé ?
Tu peux l’exclure dans ton instruction, ou demander à Notis de marquer sa ligne « absent » si tu définis un tag spécial dans Asana.
Puis-je définir un seuil, par exemple une alerte au-delà de 10 tâches ?
Oui. Notis peut mettre en évidence ou signaler les lignes qui dépassent ton seuil de capacité.
Cela crée-t-il de nouvelles fiches ou met-il à jour les fiches existantes ?
Notis met à jour les fiches des membres existants, pour garder ta table propre et historique.
Quand ceci arrive · Déclencheur
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Fais ceci · Action
Met à jour plusieurs enregistrements d’une table.
Déclencheurs et actions pris en charge
Notis crée des workflows qui relient Asana à Airtable. Un déclencheur part d’un endroit, une action arrive dans un autre.
Déclencheurs Asana
Actions Airtable
Déclencheur récurrent
Notis lance ce workflow selon un planning : chaque jour, chaque semaine ou pendant les heures de bureau, par exemple.
Create base
Crée une base avec des tables et des champs.
Déclencheur webhook
Notis lance ce workflow quand un outil externe ou ton propre backend envoie une requête HTTP.
Create Comment
Ajoute un commentaire à un enregistrement.
Attachment Added to Task
Se déclenche lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à une tâche.
Create Field
Crée un nouveau champ dans une table.
New Comment on Task
Se déclenche lorsqu’un commentaire est ajouté à une tâche d’un projet.
Create multiple records
Crée plusieurs enregistrements dans une table.
New Task Created
Se déclenche lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans un projet.
Create a record (Deprecated)
Crée un enregistrement dans une table ; cette action est obsolète.
Task Moved to Section
Se déclenche lorsqu’une tâche est déplacée dans une section d’un projet.
Create table
Crée une nouvelle table dans une base.
Tag Added to Task
Se déclenche lorsqu’une étiquette est ajoutée à une tâche.
Create records
Crée jusqu’à 10 enregistrements dans une table.
Task Updated
Se déclenche lorsqu’une tâche est modifiée dans un projet.
Delete Comment
Supprime un commentaire d’un enregistrement.
Connecte deux apps avec Notis au milieu.
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Quand ceci arrive · Déclencheur
Fais ceci · Action
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