Comment bloquer automatiquement tes temps de trajet dans Google Agenda (en 5 minutes)

Pas besoin d’un assistant personnel pour garder un agenda réaliste. Tu as besoin d’un agenda qui comprend la géographie.

Si tu as déjà enchaîné des réunions aux quatre coins de la ville et passé l’heure suivante à faire du calcul mental du genre « Est-ce que je peux me téléporter de ce café à ce bureau en 5 minutes ? », tu connais la douleur. Une de nos utilisatrices, Nikki, réglait le problème en demandant à son assistante d’ajouter à la main des créneaux « temps de trajet » entre ses réunions, pour que sa semaine ne s’effondre pas dès qu’elle quittait son bureau.

Notis peut le faire automatiquement.

L’idée : réserver le temps de trajet comme une vraie réunion

Quand un nouveau rendez-vous arrive dans ton agenda, Notis peut calculer le temps qu’il faut réellement pour y aller, puis réserver ce temps avant et après la réunion. Il s’appuie pour ça sur le lieu de la réunion et sur tes règles de transport. Le résultat est simple : ta semaine redevient physiquement possible.

Ce qu’il te faut (et pourquoi ça prend cinq minutes)

Il te faut un Google Agenda connecté à Notis, ton adresse personnelle et quelques minutes pour installer la tuyauterie une bonne fois pour toutes. Ensuite, ton agenda s’entretient tout seul.

Étape 1 : crée un agenda dédié « Travel Blocker »

Commence dans Google Agenda et crée un nouvel agenda réservé aux marges de trajet. Nomme-le « Travel Blocker » pour que ce soit clair.

Ouvre ensuite les paramètres de cet agenda et copie l’ID de l’agenda. C’est dans cet agenda que Notis écrira, ce qui garde ton agenda principal propre tout en affichant les temps de trajet aux bons endroits.

Étape 2 : crée l’automatisation Notis

Va sur le portail Notis et crée une nouvelle automatisation. Appelle-la « Travel Planning » pour la retrouver facilement.

Dans le prompt de l’automatisation, colle ton modèle de prompt et personnalise les deux éléments clés : remplace le champ réservé à ton adresse par ton vrai point de départ, et le champ réservé à l’ID d’agenda par l’ID que tu as copié dans Google Agenda.

À partir de là, tu peux définir les règles qui comptent pour toi, comme tes préférences de transport. C’est là que tu décides si Notis doit partir du principe que tu prends les transports en commun, la voiture, que tu marches, ou que tu changes de mode selon le contexte.

Étape 3 : configure les déclencheurs (c’est ce qui rend le tout automatique)

Choisis le type de déclencheur Intégrations, puis sélectionne Google Calendar depuis ton compte connecté par défaut.

Tu vas créer deux déclencheurs : un pour la création d’un événement, un pour l’annulation ou la suppression d’un événement. C’est important, car un système de temps de trajet n’est utile que s’il reste juste quand ton planning change, ce qui arrivera forcément.

Si tu utilises plusieurs agendas pour tes rendez-vous, tu peux ajouter des déclencheurs pour chaque agenda que Notis doit surveiller.

Enregistre l’automatisation.

Comment ça marche une fois en place

Notis gère trois types de blocs de trajet tout au long de ta journée.

Le premier, c’est le trajet de chez toi à ta première réunion.

Le deuxième, c’est le trajet entre deux réunions consécutives.

Le troisième, c’est le trajet de ta dernière réunion jusqu’à chez toi.

Quand tu crées une réunion, Notis lit le lieu, calcule le temps de trajet et crée les blocs correspondants dans ton agenda « Travel Blocker ». Il choisit aussi un mode de transport selon les règles que tu as définies.

Quand tu modifies ou supprimes une réunion, Notis ajuste les blocs de trajet en conséquence, pour que tu ne te retrouves pas avec des trajets fantômes dans ta semaine.

Teste-le en deux minutes

Crée une réunion lundi à 10 h dans un café, en vérifiant que le lieu est bien renseigné.

Puis crée une autre réunion plus tard dans la journée, à un autre endroit.

Tu devrais voir des blocs de trajet apparaître automatiquement autour de ces réunions.

Ajoute maintenant une troisième réunion entre les deux premières et regarde ce qui se passe : Notis recalcule les blocs de trajet pour que toute la journée reste cohérente du début à la fin.

Quelques personnalisations qui rendent le tout magique

Si tu vis dans une ville comme Paris, tu préféreras peut-être les transports en commun dans le centre et la voiture en dehors. C’est exactement le genre de logique que tu peux inscrire dans les règles de ton automatisation.

Tu peux aussi rendre le système plus discret. Un bon réglage par défaut : Notis ne t’écrit que quand quelque chose coince, ou quand le temps de trajet calculé dépasse le temps disponible entre deux réunions. Autrement dit, tu n’es prévenu que quand ta semaine est sur le point de redevenir impossible.

Le vrai gain : un agenda auquel tu peux te fier

La plupart des outils d’agenda partent du principe que le temps est plat. La vraie vie, non.

Une fois les trajets réservés automatiquement, tu arrêtes de négocier avec ton planning et tu commences à travailler dedans. C’est toute la différence entre un agenda qui a l’air productif et un agenda qui fonctionne vraiment.

Si tu veux mettre ça en place dans Notis, on a préparé un guide pas à pas rien que pour toi.